À l'occasion du HR Digital Tour, nous avons lancé une série d'interviews auprès de professionnels des RH pour découvrir leurs enjeux et leur vision des challenges liés à la transformation digitale RH. Dans cet article, nous interrogeons Nicolas Lonvin, DRH de la Métropole d'Orléans.

L’Administration commence à digitaliser ses processus RH

table ronde

 

La Mairie d’Orléans est précurseur en la matière. Qu’en est-il de votre degré de maturité digitale ?

L’Administration sort peu à peu de l’ère du papier et nous voulons concourir à l’allègement des tâches administratives. Nous avons commencé par dématérialiser les fiches de paie de nos 3 600 agents, et, souhaitons peu à peu numériser l’ensemble des actes les concernant, comme les avancements d’échelons ou de grades, les revalorisations de carrière ou même tous les contrats à destination des contractuels.

Aujourd’hui, nous avons l’opportunité de faire signer à distance l’ensemble des contrats grâce aux plateformes et tablettes. C’est un gain de temps non négligeable car nous avons par exemple une multitude de CDD à faire signer par an pour nos agents périscolaires employés dans nos 67 écoles.

Nous restons en veille avec notre département SIRH afin d’étudier les innovations technologiques qui pourraient améliorer le quotidien des équipes RH. Nous avons mis en place le coffre-fort numérique mi-décembre, et, à la mi-février, 1500 agents sur 3600 l’utilisaient. Dans le secteur public, nous devons encore demander leur autorisation.

Nous espérons que, d’ici l’été, 2500 d’entre eux aient ouvert leur coffre- fort. Le processus est enclenché. Nous avons anticipé le calendrier des réformes car la dématérialisation des documents administratifs est obligatoire pour les fonctionnaires d’Etat mais pas encore pour les fonctionnaires territoriaux. Le coffre-fort représente pour nous un produit d’appel et nous avons une stratégie de diffusion de nos documents administratifs à destination des agents de l’ensemble de la Métropole et de la ville d’Orléans.

 

Pouvez-vous nous expliquer vos enjeux RH actuels ?

Le calcul en terme de retour sur investissement est rapide : il faut 15 jours pour distribuer les fiches de paie sur 200 bâtiments. Avec la nouvelle plateforme, la diffusion se fait en 8 minutes auprès de tous les agents. Nous avons un double enjeu.

Tout d’abord, la numérisation des documents nous permet de sauvegarder les informations. Le coffre-fort nous a permis de pallier aux pertes des bulletins de paie. Nous l’avons livré à chaque agent avec les fiches de salaire des 12 derniers mois.

Le deuxième bénéfice est que la digitalisation apporte un service à forte valeur ajoutée à nos agents et contractuels qui obtiennent immédiatement les informations et documents souhaités. Cela diminue par exemple les délais pour faire les déclarations à Pôle Emploi.

 

Comment voyez-vous l’évolution de votre métier ?

Grâce à la digitalisation, la fonction RH va mieux pouvoir se positionner comme offreurs de services. La gestion administrative et de la paie est une tâche chronophage, sans grand intérêt. Demain, nous mettrons davantage l’accent sur l’accompagnement des agents dans leur progression de carrière. Il va falloir mieux les suivre en matière de formation, parcours professionnel, reclassement, mobilité, etc.

Notre métier va prendre de la valeur ajoutée et être plus stratégique. Aujourd’hui, peu de collectivités ont digitalisé la fonction RH. On développe des systèmes les plus intégrés possibles et certains processus sont automatisés. La digitalisation nous permet une meilleure traçabilité et sécurisation des documents quels qu’ils soient et de gagner du temps dans le traitement des données.

Tous les matins, je valide l’ensemble des documents et j’arrive à mieux organiser mon travail. Avant, je devais rassembler toute une paperasse de documents à signer et cela prenait parfois beaucoup de temps, deux à trois jours. Maintenant je traite les documents au fur et à mesure quel que soit l’endroit où je me trouve. Je peux signer des contrats de travail pendant mes temps de transport par exemple. L'organisation de mon travail est optimisée et mon quotidien facilité.

 

Comment procédez-vous pour convaincre les agents de la nécessité de se numériser ?

Pour la mise en place du coffre-fort numérique de PeopleDoc par exemple, nous avons organisé de nombreuses campagnes de communication et de formation. A chaque réunion, nous faisons de la pédagogie.

De façon générale, notre plan 2020 vise à accompagner tous les agents afin qu’ils puissent être autonomes et s’approprier l’ensemble des outils digitaux mis à leur disposition. Il va de notre responsabilité sociale d’embarquer tout le monde et de lutter contre toute fracture numérique.

De plus, nous allons être confrontés à une évolution de tous les métiers avec le développement de la Smart City. Tous les métiers sont impactés par le digital. Aujourd’hui on est en train de construire une salle de sport et de spectacles sur plans numériques. Techniciens et ingénieurs doivent maîtriser les outils digitaux. Il s’agit là pour les services publics d’une évolution fondamentale des métiers !

 

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