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Que l’on soit débutant ou expert, que l’on travaille dans une petite ou une grande structure, l’organisation d’une équipe solide est fondamentale dans la mise en place d'un projet de digitalisation RH pour assurer son succès. 

Chez PeopleDoc, nous accompagnons chaque jour un panel très large d’équipes, issues de moyennes ou grandes entreprises dans la digitalisation de leurs processus RH. Notre expérience nous permet d'affirmer sans ambages : en matière de Digital RH, il n’y a pas de réussite sans organisation. Alors pour être certain d’atteindre des résultats probants et dans la durée et de transformer l'expérience collaborateur, il faut répondre à plusieurs questions : quelles compétences faut-il développer pour créer une équipe performante ? Comment structurer une équipe dédiée ? Comment assurer l'engagement de ses talents ?

La semaine de l'expérience collaborateur Inscription rapide

# Expérience collaborateur et digital RH : un apprentissage continu

La digitalisation du secteur des RH est récente. C'est un processus en évolution permanente, tant par ses best practices que par ses usages avec une frontière entre la vie professionnelle et personnelle toujours plus ténue. 

Résultat : quand on débute, il faut en apprendre les règles de la mise en place de projets digitaux, des concepts aux pratiques. Et quand on est expert ? Il faut réapprendre les nouvelles règles.

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Notre expérience nous a appris une chose : pour maximiser ses chances de succès, s’il n’existe pas de règles gravées dans le marbre, on remarque néanmoins qu'un des facteurs clés tient surtout dans le savoir-être.

ampoule-blue.pngLES MANTRAS D'UN PROJET DIGITAL RH REUSSI

 

1. Pensez col-la-bo-ra-tif ! Il n'existe pas de projet Digital RH réussi sans une implication partagée de ses équipes. Pour que tout le monde s'approprie le projet, il faut que tout le monde y participe, dès le début  : ateliers de recueil des besoins, groupes de travail avec ambassadeurs dédiés, 

2. Soyez méthodique : la digitalisation vous permet de mettre en place une automatisation de workflows... l'occasion de se pencher sur la construction et la rationalisation de vos process internes ! Selon Jean-Michel Estrade, la digitalisation est l'opportunité de repenser les processus plus que la recherche de l'innovation sans introspection. Si l'on profite des opportunités offertes par les innovation RH pour réinventer les processus, sans plaquer l'existant sur de nouveaux outils, on conçoit une nouvelle expérience utilisateur, tant pour les équipes RH que pour les collaborateurs. 

3. Soyez analytique et data-driven : la technologie peut vous aider à détecter des goulots d'étranglement dans l'organisation RH... et à les corriger ! Plus encore, le recueil des données liées à vos collaborateurs vous permettront de mieux les connaître et à leur offrir un meilleur service RH. Savez-vous quels sont les articles que vos salariés consultent le plus sur votre base de connaissances RH ? Est-ce qu'une part importante de requêtes salariées sont catégorisées "divers", faute de mieux ?

4. Recherchez l’amélioration continue : les temps ont changé. Aujourd'hui, l'implémentation de projets en mode SaaS est rapide, et surtout s'ajuste en continu. Inutile donc de vouloir un big bang fastidieux de votre système RH. Notre conseil : démarrez un projet à l'implémentation rapide et à la visibilité maximum auprès de tous vos collaborateurs, comme la dématérialisation du bulletin de paie. 

# Mettez vos co-équipiers en confiance

Une chose est certaine : personne ne connaît votre organisation mieux que vous. Ses besoins, ses ressources internes disponibles et aussi les potentielles résistances au changement ! Ainsi, le succès d'un projet dépendra tant dans l’utilisation des outils que dans la mise en place des process organisationnels et surtout, de la communication.

En effet, le plus grand obstacle à la digitalisation vient souvent d’une résistance des équipes : certaines personnes ne croient tout simplement pas à son intérêt et/ou ne souhaitent pas se former à de nouveaux outils et de nouvelles pratiques.

Comment s'y prendre ? Dans cette tribune d'Isabelle Deniau et Denis Meignan, on apprend que "communiquer en « top down » aux collaborateurs sur l’intérêt d’un changement est certainement positif, car pourvoyeur d’informations, mais si personne n’écoute leurs questionnements, l’appropriation de celui-ci va rester limitée." 

La bonne attitude : rassurer vos collaborateurs et répondre à leurs craintes. Pour Fabien Lerays, VP Operations EMEA, "la communication est indispensable pour expliquer évangéliser et surtout rassurer les collaborateurs sur des projets qui suscitent de la crainte de la part de la des collaborateurs." 

 

 

# Attribuez un rôle à chacun

Un projet de digitalisation des processus administratifs RH ne requiert pas de connaissances techniques approfondies de la part de la fonction RH. En revanche, la clé de la réussite du projet tient surtout à la mise en place d'une équipe dont les rôles et les fonctions seront clairement définis.

Qui sont les membres clés de l'équipe idéale ? La liste ci-dessous est non-exhaustive, et surtout elle n'est pas figée ! La taille de cette équipe dépendra avant tout de la taille et de la structure de votre organisation. 

ampoule-blue.pngDIGITALISATION RH : QUI FAIT QUOI ?

> Les chefs de projet sont les chefs d'orchestre du projet. Ils communiquent ensemble au quotidien pour s'assurer de coordonner leurs actions ! Ce sont eux qui établissent un rétro-planning... et son suivi.

> Le sponsor du projet peut être le chef de projet, mais pas nécessairement. Son rôle ? Mettre en lumière les bénéfices du projet au sein de l'organisation, des managers pour faire descendre l'information et mobiliser les collaborateurs.

> Les interlocuteurs techniques vont créer l'environnement de staging, c'est-à-dire la plateforme sur laquelle seront créés tous les tests avant la mise en production finale du projet Digital RH.

> Les interlocuteurs fonctionnels vont paramétrer la plateforme en fonction des besoins de l'employeur. A quelle population envoie-t-on les bulletins de paie digitalisés ? Qui doit les recevoir au format papier ? Les responsables de communication s'assureront que les bons messages seront communiqués aux bonnes personnes via les supports qu'ils auront choisi : flyers, affiches, page web, vidéo, événement offline...

FM Logistic-Olivier KremerOlivier Kremer, Responsable SIRH de FM Logistic a mis en place un projet de digitalisation RH qui a impacté positivement l'expérience collaborateur : 80% des coffre-forts ont été activés en 15 jours ! Un vrai succès, qu'Olivier détaille en vidéo ici.

On observe ainsi l’émergence de nouvelles dynamiques dans l'entreprise, comme le rapprochement SI et RH, lié à des besoins d'agilité et de praticité, en parallèle de la problématique de la gestion de la data qui brûle toutes les lèvres depuis un an.  

En parallèle, de nouvelles fonctions qui, avec l'appui des RH, dynamisent la transformation en entreprise apparaissent ; c’est par exemple le cas de Club Med et de son couple CDO / DRH

Lire la keynote

# Fêtez la victoire !

La communication des actions est une chose, mais un élément, malheureusement souvent négligé, est celle des résultats : elle reste trop souvent réservée à la direction, voire aux seules personnes impliquées. C’est bien dommage. Leur diffusion présente de multiples bénéfices pour l’organisation : le partage de votre projet, à commencer par la roadmap est extrêmement utile pour coordonner et surtout optimiser l’ensemble des actions menées.

Ils suscitent des échanges autour de l’expérience acquise et facilitent l’optimisation des process. Surtout : ils valident la pertinence de la pratique. Avec un calcul du ROI très simple, toute l’équipe peut en vérifier l’intérêt ce qui contribue à diffuser une culture du digital friendly dans votre équipe RH.

Nous recommandons d'être transparents et de mettre en valeur vos actions et de célébrer vos victoires... mais aussi d'expliquer vos difficultés, si elles existent. Gardez en mémoire que le digital, ce n'est pas une seule question d'outil, ni de technologie. C'est une approche, collaborative et orientée vers l'optimisation continue !

Steve Hauchecorne, Responsable SIRH du Groupe Rocher : "Au moment de l'implémentation du bulletin de paie digitalisé, on a organisé un petit événement sous forme d'un HR Coffee pour sensibiliser nos collaborateurs à la digitalisation, et l'équipe de PeopleDoc a bien voulu nous accompagner sur cet événement.

C'était un événement qui a permis à nos collaborateurs de découvrir les équipes de PeopleDoc, de savoir qui était derrière cet outil nous a permis d'avoir une digitalisation qui atteint les 90% au siège."

 

En bref 

Ssuivez ces quelques préceptes qui viennent tout droit du monde sportif.

1. Apprenez les règles.

2. Mettez vos coéquipiers en confiance.

3. Attribuez un rôle à chacun.

4. Célébrez vos succès !

Projet Digital RH La Checklist indispensable

 

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