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Que l’on soit débutant ou confirmé, que l’on travaille dans une petite ou une grande structure, l’organisation d’une équipe solide est fondamentale dans la pratique de la digitalisation RH. 

Chez PeopleDoc, nous accompagnons chaque jour un panel très large d’équipes, issues de moyennes ou grandes entreprises dans la digitalisation de leurs processus RH. Notre expérience nous permet d'affirmer sans ambages : en matière de Digital RH, il n’y a pas de réussite sans organisation. Alors pour être certain d’atteindre des résultats probants et dans la durée, comment s’organiser ? Quel rôle attribuer à chacun ?

En creux, se pose une question : quelles qualités faut-il développer pour devenir un champion de la digitalisation RH ?

# Apprenez les règles

La digitalisation du secteur des RH est récente. C'est un processus en évolution permanente, tant par ses best practices que par ses usages avec une frontière entre la vie professionnelle et personnelle toujours plus ténue.

Résultat : quand on débute, il faut en apprendre les règles ; quand on est expert, il faut réapprendre les règles.

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Notre expérience nous a appris une chose : pour maximiser ses chances de succès, s’il n’existe pas de règles gravées dans le marbre, on remarque néanmoins que le facteur clé tient surtout dans le savoir-être.

ampoule-blue.pngLA BONNE ATTITUDE POUR DIGITALISER SES RH

1. Pensez col-la-bo-ra-tif

2. Soyez méthodique : la digitalisation vous permet de mettre en place une automatisation de workflows... l'occasion de se pencher sur la construction et la rationalisation de vos process internes !

3. Soyez analytique et data-driven : la technologie peut vous aider à détecter des goulots d'étranglement dans l'organisation... et à les corriger !

4. Recherchez l’amélioration continue : inutile de chercher le big bang, vous pouvez démarrer un projet à l'implémentation rapide et à la visibilité maximum auprès de tous vos collaborateurs, comme la dématérialisation du bulletin de paie. 

# Mettez vos co-équipiers en confiance

Une chose est certaine : personne ne connaît votre organisation mieux que vous. Ses besoins, ses ressources internes disponibles et aussi les potentielles résistances au changement ! Le succès d'une équipe dépendra tant dans l’utilisation des outils que dans la mise en place des process organisationnels et surtout, de la communication.

Le plus grand obstacle à la digitalisation vient souvent d’une résistance des équipes : certaines personnes ne croient tout simplement pas à l’intérêt de la pratique.

Dans cette excellente tribune d'Isabelle Deniau et Denis Meignan, on apprend que "communiquer en « top down » aux collaborateurs sur l’intérêt d’un changement est certainement positif, car pourvoyeur d’informations, mais si personne n’écoute leurs questionnements, l’appropriation de celui-ci va rester limitée." 

La bonne attitude : rassurer vos collaborateurs et répondre à leurs craintes.

Pour Fabien Lerays, VP Operations EMEA, "la communication est indispensable pour expliquer évangéliser et surtout rassurer les collaborateurs sur des projets qui suscitent de la crainte de la part de la des collaborateurs." 

 

# Attribuez un rôle à chacun

Un projet de digitalisation des processus administratifs RH ne requiert pas de connaissances techniques approfondies de la part de la fonction RH. En revanche, la clé de la réussite du projet tient surtout à la mise en place d'une équipe dont les rôles et les fonctions seront clairement définis.

Qui sont les membres clés de l'équipe idéale ? La liste ci-dessous est non-exhaustive, et surtout elle n'est pas figée ! La taille de cette équipe dépendra avant tout de la taille et de la structure de votre organisation. 

ampoule-blue.pngDIGITALISATION RH : QUI FAIT QUOI ?

> Les chefs de projet sont les chefs d'orchestre du projet. Ils communiquent ensemble au quotidien pour s'assurer de coordonner leurs actions ! Ce sont eux qui établissent un rétro-planning... et son suivi.

> Le sponsor du projet peut être le chef de projet, mais pas nécessairement. Son rôle ? Mettre en lumière les bénéfices du projet au sein de l'organisation, des managers pour faire descendre l'information et mobiliser les collaborateurs.

> Les interlocuteurs techniques vont créer l'environnement de staging, c'est-à-dire la plateforme sur laquelle seront créés tous les tests avant la mise en production finale du projet Digital RH.

> Les interlocuteurs fonctionnels vont paramétrer la plateforme en fonction des besoins de l'employeur. A quelle population envoie-t-on les bulletins de paie digitalisés ? Qui doit les recevoir au format papier ? Les responsables de communication s'assureront que les bons messages seront communiqués aux bonnes personnes via les supports qu'ils auront déterminés : flyers, affiches, page web, vidéo, événement offline...

On observe ainsi l’émergence de nouvelles dynamiques dans l'entreprise, comme le rapprochement SI et RH, lié à des besoins d'agilité et de praticité, en parallèle de la problématique de la gestion de la data qui brûle toutes les lèvres depuis un an.  

En parallèle, de nouvelles fonctions qui, avec l'appui des RH, dynamisent la transformation en entreprise apparaissent ; c’est par exemple le cas de ClubMed et de son couple CDO / DRH

Lire la keynote

# Fêtez la victoire !

La communication des actions est une chose, mais un élément, malheureusement souvent négligé, est celle des résultats : elle reste trop souvent réservée à la direction, voire aux seules personnes impliquées. C’est bien dommage. Leur diffusion présente de multiples bénéfices pour l’organisation : le partage de votre projet, à commencer par la roadmap est extrêmement utile pour coordonner et surtout optimiser l’ensemble des actions menées.

Ils suscitent des échanges autour de l’expérience acquise et facilitent l’optimisation des process. Surtout : ils valident la pertinence de la pratique. Avec un calcul du ROI très simple, toute l’équipe peut en vérifier l’intérêt ce qui contribue à diffuser une culture du digital friendly dans votre équipe RH.

Nous recommandons d'être transparents et de mettre en valeur vos actions et de célébrer vos victoires... mais aussi d'expliquer vos difficultés, si elles existent. Gardez en mémoire que le digital, ce n'est pas une seule question d'outil, ni de technologie. C'est une approche, collaborative et orientée vers l'optimisation continue !

En bref 

Pour obtenir la médaille d'or de la digitalisation RH, suivez ces quelques préceptes qui viennent tout droit du monde sportif.

1. Apprenez les règles.

2. Mettez vos coéquipiers en confiance.

3. Attribuez un rôle à chacun.

4. Fêtez la victoire !

 

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