La digitalisation des processus RH demeure un enjeu clé d’ENGIE Solutions. L’entreprise a débuté sa transformation dès 2019 avec la digitalisation et l’automatisation de l’onboarding. Quels sont les bénéfices à la fois pour les collaborateurs et les équipes RH ? Quel rôle joue UKG HR Service Delivery dans ce dispositif ? Florence Biltz, Responsable des Systèmes d’information et digital RH chez ENGIE Solutions revient en détail sur le projet et les résultats obtenus.
Digitalisation RH : les enjeux d'ENGIE Solutions
« Nous sommes tous ravis d’avoir digitalisé le processus d’onboarding dès mai 2019. Nous avons été confortés dans cette idée lorsque la crise sanitaire a commencé et que nous avons géré le télétravail ainsi que l’éloignement de nos collaborateurs : nous étions déjà rôdés et c’était très appréciable », déclare Florence Biltz, Responsable des Systèmes d’information et digital RH chez ENGIE Solutions.
Dès l’origine du projet, l’entreprise a affiché des objectifs clairs et ambitieux :
- digitaliser progressivement l’ensemble de ses processus RH et tendre vers le zéro papier ;
- sécuriser les données et garantir la conformité de l’entreprise ;
- anticiper l’accueil des collaborateurs ;
- améliorer la marque employeur et l’expérience collaborateur.
Avec 13 000 salariés, 2 500 recrutements à l’année (tous contrats confondus : CDI cadre, CDD cadre, CDI OETAM et CDD OETAM) et une dizaine de documents par collaborateur à traiter, il y avait également des enjeux autour de la productivité RH. « Nous essayons de maximiser le plus possible les usages et les outils pour décharger les RH opérationnels de toutes les tâches où leur expertise n’est pas nécessaire », explique-t-elle. Leur permettant ainsi de se consacrer à des chantiers à plus forte valeur ajoutée comme le recrutement, la formation, la négociation salariale, la relève d’activité…
Et force est de constater que les professionnels RH ont bel et bien gagné du temps. « Entre l’établissement du contrat de travail et la réception de celui-ci signé, il pouvait se passer dix jours. Il ne s’agissait pas de temps de travail effectif, mais bien de la durée sur laquelle pouvait se dérouler le processus. Aujourd’hui, il faut environ deux heures de temps cumulées », précise l’experte. Côté collaborateur, Florence Biltz estime qu’il faut moins d’une demi-heure à un nouvel arrivant pour compléter sa fiche de renseignements, à condition qu’il ait sous la main les données et documents nécessaires à son embauche (diplômes, attestation de carte vitale…).
La digitalisation de l'onboarding au profit de la productivité RH
Comment ENGIE Solutions a réussi à optimiser l’onboarding au profit de l’expérience collaborateur et de la productivité RH ?
Eviter la saisie répétée des données grâce à des API permettant à deux solutions de communiquer entre elles, recueillir facilement le consentement des collaborateur sur la collecte et l’exploitation de leurs données dans le cadre de l’embauche, mettre en place des conditions intégrées dans les contrats de travail, gérer les droits d’accès aux données collaborateurs, générer automatiquement des documents ou encore avoir recours à la signature électronique sont autant de facteurs qui ont permis aux équipes de ENGIE Solutions de réduire les délais de traitement ainsi que de normer et sécuriser les pratiques.
- L’accueil en mode clic & collect… de données
En effet, une fois la fiche de renseignements complétée par le collaborateur via la solution d’onboarding ENGIE Start, ce dernier reçoit régulièrement des informations sur l’organisation (des vidéos, des quiz, les chartes en vigueur…) jusqu’à la veille de son arrivée effective dans l’entreprise. Les équipes RH profitent de ce moment pour informer le collaborateur qu’il bénéficie d’un coffre-fort électronique et que ses courriers, bulletin de paie compris, y seront déposés une fois son contrat signé. Les données et les documents collectés via la fiche de renseignements sont également transférés vers UKG HR Service Delivery afin de créer automatiquement le profil collaborateur et le formulaire servant à générer le contrat de travail dans People Assist. Les professionnels RH, alertés par email, n’ont plus qu’à compléter ledit formulaire avec les mentions d’ancienneté, de période d’essai, d’emploi, de convention collective, de temps de travail…
- Un contrat de travail sous conditions… intégrées
« Nous pouvons avoir des contrats de travail d’une quinzaine de pages. Les conditions intégrées font gagner un temps considérable aux professionnels RH quand les trames normées par notre direction des affaires sociales les rassurent. Ils savent que les contrats de travail qui sont envoyés reposent sur des trames sécurisées », explique la Responsable des Systèmes d’information et digital RH. Et d’ajouter : « Nous avons également des retours très positifs de la part des collaborateurs qui se voient proposer un contrat de travail accessible d’un clic qu’ils peuvent signer d’un clic. » En sus du contrat de travail, une fiche mouvement d’entrée ainsi qu’un document de commande de matériel informatique sont générés, facilitant le quotidien des équipes.
- La signature électronique
La fonction RH peut ensuite lancer le processus de la signature électronique en ciblant les différents signataires et l’ordre d’envoi. Une fois l’opération finalisée, c’est-à-dire que le contrat est signé par les deux parties, le sous-traitant paie est informé de l’arrivée d’une nouvelle recrue. Le but, entre autres, est de permettre au prestataire d’anticiper la charge, « comme en septembre par exemple avec l’arrivée de nombreux alternants qui génère un important volume de créations de profils ».
Et que se passe-t-il dans le cas où un nouvel arrivant n’est pas en mesure de suivre le processus digitalisé ? « C’est extrêmement rare, déclare Florence Biltz. 99,99 % des retours sont positifs. Mais il faut être en mesure d’apporter une réponse à chaque situation. » Ainsi, la fiche de renseignements est alors envoyée sous format PDF remplissable et les professionnels RH saisissent manuellement les données dans ENGIE Start. Il est également possible de recourir à la signature manuelle. « Il n’y a pas eu un seul cas l’an dernier à ma connaissance », rapporte la spécialiste.
La digitalisation de l’onboarding a permis à ENGIE Solutions de simplifier son processus, et ce, même en faisant appel à plusieurs outils. Au lieu de contraindre les équipes RH à jouer le rôle de pivot redistribuant les données et documents aux différentes parties prenantes : CSP d’un côté, portail RH de l’autre et UKG HR Service Delivery, l’automatisation a permis de fluidifier la communication et de supprimer ainsi des étapes à faible création de valeur. « Si le professionnel RH joue uniquement le rôle de facteur, ce n’est ni intéressant pour lui, ni pour le collaborateur qui subit un intermédiaire de plus et un temps de réactivité supplémentaire pour traiter sa demande (changement de RIB, de situation, etc.). Aujourd’hui, nos équipes RH sont sollicitées sur les actions où elles sont indispensables », conclut notre interlocutrice.
