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En 2019, les télétravailleurs représentaient 29 % de l'effectif des entreprises de plus de dix salariés, soit 5,2 millions de personnes (source: Malakoff Médéric-Humanis).

Avec la crise sanitaire liée au Covid-19, le télétravail est devenu une réalité qui s'est imposée à plus de 5 millions de personnes, d'après un sondage Odoxa-Adviso Partners. Cette situation ne représente pas pour autant un télétravail ordinaire ; il s'agit dans la plupart des cas d'une mesure d'urgence pour favoriser la continuité de l'activité des entreprises

Cette expérience grandeur nature nous invite à nous poser des questions sur le télétravail. Va-t-il devenir la norme, si c'est le cas, comment s'assurer qu'il soit efficace ? Et surtout qu’est ce que le télétravail nous apprend des méthodes de management ?

Jean de Maupeou, Facilitateur & Associé chez FlexJob et Rémi Malenfant, Transformation Services Manager chez PeopleDoc ont répondu à ces questions lors d’un webinar.

Le télétravail : la partie émergée de l'iceberg ?

Selon une enquête réalisée par notre maison mère Ultimate Software basée aux États-Unis ; comparé aux travailleurs qui se déplacent sur leur lieu de travail, les personnes en télétravail ont été en moyenne 40% fois plus promues. Contrairement aux idées reçues ce dispositif offre donc des opportunités de promotion car on est potentiellement plus productif. 

Cette enquête, remet en question la crainte de certains managers, en France, qui était liée au manque de proximité. Beaucoup se demandaient comment piloter l’activité et comment s’assurer que les collaborateurs travaillent. Avec le confinement et le télétravail “forcé” on constate un changement de mentalité.

Les collaborateurs demandent de plus en plus à travailler à distance, et les entreprises y trouvent également leurs bénéfices, en terme de guerre des talents notamment, car le télétravail et l’autonomie qu’il offre est un élément de distinction. Mais comment mettre en place un dispositif efficace ?


Comment mettre en place un télétravail efficace ?

Cette période de confinement a renforcé le besoin d’échanger avec ses collègues. Les notions de lien social, de collaboration, de responsabilisation, de partage d’informations sont primordiales et nécessitent plus de travail et d’adaptabilité de la part des collaborateurs comme de l'entreprise. Lorsque l’on parle de télétravail on parle d’organisation du travail.

Avant le Covid-19, il y avait beaucoup de réticences en France, de la part des managers qui se demandaient : comment engager et co-construire l’engagement ?

Il est important de penser aux équipes lorsque l’on crée une charte et qu'on définit les bonnes pratiques du télétravail. Jean de Maupeou conseille de créer un cadre général à l'organisation, tout en co-construisant les pratiques avec les différentes équipes, cela offre à chacun une liberté d'organiser le travail. Les départements n’ont pas les mêmes enjeux et besoins, c’est pourquoi chaque équipe doit créer son propre cadre et ses pratiques, afin de collaborer et se coordonner. 

Lorsqu'un dispositif de télétravail est mis en place, l’entreprise et le manager accordent leur confiance aux collaborateurs, mais l’inverse est aussi vrai. C’est pourquoi il est important de repenser cette relation. Le collaborateur se retrouve isolé certains jours de la semaine, n’obtiendra peut être pas toutes les informations importantes dont il aurait besoin pour le bon fonctionnement de son service, qu’il aurait eu s’il avait été dans les locaux de l’entreprise. Il est donc nécessaire de repenser cette relation de confiance dans les deux sens.

Comment se lancer dans le télétravail lorsqu'on n'a jamais travaillé à distance ?

On est tous inégaux face au télétravail, certains de par leur fonction et caractère auront plus de mal que d’autres à s’adapter à ce dispositif. On est tous cependant capables d’évoluer. Comment gérer la diversité qu’il y a dans les équipes quand on n’a pas le même rapport avec le télétravail ?

Jean de Maupeou nous conseille d’utiliser un outil appelé “l’auto-évaluation” : l’objectif est de proposer une fiche d’auto évaluation du futur télétravailleur ou le faire au cours du télétravail et l’utiliser comme point de suivi. On s'intéressera au degré d’autonomie sur le poste, la maîtrise des outils informatiques et la relation avec les collègues et les équipes. L'objectif sera d'ouvrir la discussion sur le dispositif et d'échanger ensemble sur l'organisation du télétravail. Ce système est un bon révélateur concernant le travail à distance, mais également concernant le fonctionnement de l’équipe, la motivation et les attentes de chacun.

Attention à la charge de travail

Il est aussi important de veiller à faire attention à la répartition de la charge de travail : surtout quand seules certaines personnes d'une équipe travaillent à distance. En effet, on a tendance à oublier les personnes en télétravail et à se focaliser sur celles qui sont présentes à nos côtés dans les locaux. Il faut rééquilibrer cette charge. C’est un point important souvent relevé par les clients de Jean de Maupeou.

La communication est clé

La communication est compliquée lorsqu'on travaille à distance car on n’a pas de lien immédiat avec nos collègues. La distance et le manque de lien social peuvent cristalliser des malentendus et une mauvaise interprétation des messages. Il est alors important de parler des émotions et ressentis qu’on peut avoir pour éviter toute pression. Les managers doivent permettre à leurs collaborateurs de parler librement de leurs émotions, ressentis en cette période particulière. 

Ces problèmes de communication existent en temps normal mais sont dilués dans le quotidien : le télétravail est la partie émergée de l’iceberg. Il met en évidence des sujets qu’il faut traiter sur nos modes de management. Le télétravail met en lumière nos méthodes de travail de manière générale. Ces difficultés existaient déjà avant, elles se soulignent par le fait de la distance. La communication est importante, profitez de cette situation pour vous questionner.

Le rôle des RH

La mise en place du télétravail est-il un sujet entièrement managériale ou concerne t-il aussi les RH ?

Nous avons demandé à l’audience ; "durant cette période de crise, quelle est selon vous la principale valeur ajoutée des RH ?"

  • L’accompagnement des managers : 41%
  • Le respect du droit du travail et la sécurité des salariés : 31%
  • La formation des managers à de nouveaux modes de travail 21%

Ce sujet est mixte, il y a un aspect juridique avec la santé au travail et notamment le droit à la déconnexion. Les RH ont un rôle d’accompagnement, de conseil, leur objectif est d’enrichir les pratiques du travail à distance avec un accompagnement et des conseils internes. Le télétravail est aussi l’occasion de changer le mode de management, la fonction RH peut en être le chef d’orchestre. Avec le confinement, les organisations se posent la question de la santé mentale des salariés : comment s’assurer que tout le monde va bien (vie personnelle /vie professionnelle). Il est important de créer un télétravail qui nous ressemble et qui correspond à nos besoins.

Lorsqu'on se lance dans le télétravail il est important de se concentrer sur les tâches des uns et des autres.  Est-ce que cette tâche peut être réalisée en télétravail ou non ? Si on se concentre sur cet élément on se rend compte que tout le monde peut télétravailler (on a tous de l’administratif, des tâches de synthèses, de création de documents). Plutôt que de voir la complexité de l’ensemble du poste on remarque que certains éléments sont faciles à faire à distance.

Il faut plus penser “équité” qu”’égalité” sur ce mode de travail. Justement lorsque nous regardions les chiffres avant la crise sanitaire, le télétravail en France était plutôt réservé aux cols blancs (Etude Malakoff, 2019). Le fait de le vivre à marche forcée nous montre que finalement ce dispositif apporte plus de flexibilité aux salariés.

Après la crise, les émotions vont-elles prendre plus de place dans l’organisation ? Aurons-nous plus de flexibilité ? Le travail asynchrone nous permettra-t-il de nous organiser autrement, d’obtenir plus d’autonomie ? La responsabilisation prendra t-elle plus de place ? L’organisation du travail et les attentes des collaborateurs vont-elles évoluer après cette crise ? 

 

Découvrez l'ensemble de l'intervention des deux experts lors de ce webinar
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