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D’après une étude Deloitte en 2015, près de 65% des salariés étaient d’accord pour choisir un emploi moins bien payé, s'ils pouvaient faire du télétravail ! Le concept de “anywhere, anytime, any device” (n'importe où, n'importe quand, n'importe quel support) est une tendance depuis déjà plusieurs années. C'est un rêve qui est en train de devenir réalité, grâce notamment à la Digital Workplace. Mais elle ne favorise pas seulement la mobilité, elle permet aussi des gains de productivité (20% de réduction du temps de traitement des requêtes en moyenne, selon Deloitte) et une amélioration de l'expérience collaborateur. 

1 - La Digital Workplace est un espace de travail numérique 

La Digital Workplace est un espace de travail numérique qui englobe et intègre, les uns aux autres, tous les dispositifs, logiciels et plateformes que les salariés d’une entreprise utilisent pour réaliser leurs missions quotidiennes. En quelques mots : c’est l’équivalent numérique de votre bureau physique !

La Digital Workplace est généralement construite autour d’un outil de communication. Elle doit réellement intégrer tous les outils nécessaires et nous permettre de travailler directement via cet espace de travail numérique et pas seulement rediriger vers des applications. Généralement dans le cloud, la Digital Workplace permet d’effacer toutes les frontières géographiques et offre donc la possibilité à tous les salariés de collaborer à distance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Elle doit aussi permettre d’améliorer la communication, la productivité des salariés, les processus et la gestion des informations et documents de l’entreprise.

Etant donné que l’espace de travail numérique réunit toutes les applications nécessaires à une entreprise, chaque Digital Workplace sera différente d'une organisation à l'autre et devra être personnalisée. Pour être véritablement efficace, elle devra répondre aux besoins de tous les salariés de l’entreprise, même ceux qui se déplacent souvent, ceux qui travaillent à distance ou encore les travailleurs sans bureaux fixes. 

2 - La digital Workplace n'est pas un simple portail RH, ni un simple outil de conversation

Souvent réduite à un portail d'entreprise ou un intranet, la Digital Workplace est en réalité bien plus complète. Un portail d'entreprise ou un intranet donne généralement accès à divers applications et logiciels, à une messagerie interne, parfois à un blog mais sans pour autant les intégrer les uns aux autres. Un portail d'entreprise se contente la plupart du temps de renvoyer vers ces différentes applications. On pourrait le considérer comme une sorte d'annuaire qui réunirait tous les liens et applications utiles aux salariés.

Les outils de conversation ou de messaging ne sont pas non plus des Digital Workplaces même si certains, qui peuvent s'intégrer avec différentes applications, s'en approchent davantage. Ils ne peuvent cependant pas réaliser certaines tâches primordiales que proposent les espaces de travail numériques telles que la gestion de documents, l'intégration de certaines applications ou la mise en place de processus.  

3 - La digital Workplace est un atout pour la croissance de l'entreprise

La Digital Workplace peut être un atout pour la croissance de l’entreprise et ses revenus.

  • Elle permet à vos employés de gagner du temps au quotidien et d’augmenter leur productivité avec cet espace où tout est centralisé. Les tâches quotidiennes sont rationalisées, un grand nombre d'obstacles quotidiens et les allers-retours permanents entre les outils sont supprimés. 
  • En enregistrant automatiquement les activités réalisées, elle participe à l'analyse du business quotidien et des indicateurs mis en place.
  • Le déploiement d’un “bureau sans papier”, permet de réduire les coûts, les espaces de classement et les pertes de temps. Le sans papier peut aussi vous aider à entrer dans une démarche “green”, prônée par de plus en plus d’organisations et de salariés.
  • Elle permet de favoriser la fidélisation des salariés et donc de réduire le turn-over. Selon une étude Deloitte, le taux de rétention des collaborateurs est accru de 87 % dans les entreprises qui ont adopté une approche Digital Workplace.
  • Elle favorise l'embauche des nouveaux talents et des millenials (qui représenteront 50% de la population active d'ici 2020) qui favorisent les entreprises où les processus sont digitaux. 

4 - La digital Workplace pour améliorer l'expérience collaborateur

Avec un espace de travail digital, vous avez la possibilité d’engager davantage vos employés et de leur offrir une meilleure expérience collaborateur grâce à un meilleur accès à l'information. L’archivage de tous les fichiers dans le cloud, permet de les retrouver facilement, n’importe où, n’importe quand et l'espace numérique unique permet d'avoir accès à tout ce dont on a besoin pour réaliser nos tâches quotidiennes en un seul et même endroit.

Par exemple, les salariés peuvent, réserver des salles de réunions, échanger avec leurs collègues, trouver des documents, chercher des informations, utiliser différents outils, travailler en collaboration avec d’autres membres de leur équipe, gérer leur calendrier, ou encore s’inscrire à des évènements internes.

Les espaces de travail digitaux permettent aussi une meilleure collaboration, des formations en libre-service, l’utilisation de nombreuses applications sur mobile, de nombreuses analyses qui offrent de meilleurs services à tous les clients internes de l’entreprise.

Finalement, la Digital Workplace répond aux besoins des organisations en termes d'évolution des modes de travail. C’est l’outil idéal pour permettre aux collaborateurs de faire du télétravail ponctuel ou d’être en remote en permanence et selon une étude de Deloitte en 2015, 64% des employés choisiraient un emploi moins bien payé s’ils pouvaient faire du télétravail. La distance n’est plus un problème et les collaborations entre les salariés n'ont jamais été aussi fortes. 

5- Les RH ont un rôle à jouer dans la mise en place d'un espace de travail numérique

Au premier abord, on pourrait penser que la mise en place de la Digital Workplace ne concerne que des département comme l’IT mais pourtant les RH ont bel et bien un rôle à jouer dans ce projet.

Quand on réfléchit aux avantages de l'espace de travail numérique, on se rend compte qu'ils concernent surtout des sujets liés aux Ressources Humaines : communication, engagement des salariés, attraction des nouveaux talents, collaboration, productivité ou encore une meilleure expérience collaborateur. Et tout simplement, ce projet concerne avant tout, les employés. Tous ces sujets doivent être couverts dans le cadre des nouvelles méthodes de travail. La mise en place d'une Digital Workplace intervient sur des sujets au coeur des missions RH.  

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