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PwC et la "People Experience" unique

Avec la digitalisation des processus, la fonction RH de PwC peut se concentrer sur son coeur de métier

L'efficacité opérationnelle, un enjeu majeur

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PwC est un réseau d'entreprises spécialisées dans l'audit, l'expertise comptable et le conseil aux entreprises. PwC France opère surtout sur le marché français, dans l'Afrique francophone et compte 6400 salariés dans 23 pays.
Dès 2013, l'entreprise initie sa transformation digitale avec PeopleDoc en commençant par la dématérialisation des bulletins de paie et le coffre-fort personnel. 
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J'ai deux objectifs principaux : le premier, c'est la "People Expérience". Le deuxième, c'est l'efficacité opérationnelle pour permettre à mes collaborateurs de se concentrer sur la proximité et la collaboration avec les employés.

Edouard Richard

Edouard Richard,
Directeur des Opérations Ressources Humaines, PwC

Les enjeux

PwC entame assez tôt sa transformation digitale avec PeopleDoc, en commençant avec la dématérialisation des bulletins de paie pour ses collaborateurs et le coffre-fort personnel. Depuis maintenant 2 ans, cette démarche de digitalisation s'est accélérée. Edouard Richard, Directeur des Opérations Ressources Humaines, explique :

"En tant que Responsable des Opérations RH, j'ai deux principaux objectifs : le premier, c'est ce qu'on appelle la "People Expérience" pour nos collaborateurs. C'est-à-dire, permettre à mes collègues RH au recrutement, à la formation et aux responsables RH de se concentrer sur leur coeur de métier, leur permettre d'arrêter de faire du reporting, de l'administratif, de la logistique et de centraliser toutes ces tâches au sein de mon département. Et puis, la People Expérience Unique, c'est aussi de permettre aux 6000 collaborateurs de notre firme d'avoir des processus qui sont digitalisés, simplifiés, réactifs et performants.

Le deuxième pilier sur lequel reposent mes objectifs c'est l'efficacité opérationnelle. Concrètement, on doit automatiser, simplifier et pourquoi pas robotiser, un certain nombre de tâches qui sont chronophages, répétitives, rébarbatives et qui ne permettent pas à mes collaborateurs de se concentrer sur là où ils apportent de la valeur ajoutée : la proximité et la collaboration avec les employés de notre société." 

La solution

Pour répondre à ces enjeux et répondre à ces objectifs, Edouard Richard et PwC ont mis en place plusieurs projets de digitalisation RH  : 

 

> Le coffre-fort et les bulletins de paie électroniques : PwC est passé dès 2013 à la dématérialisation de ses bulletins de salaire qui sont directement envoyés dans les coffres-forts numériques de leurs collaborateurs. Les salariés peuvent donc retrouver leurs fiches de paie dans leur coffre-fort, ces derniers ayant une capacité de stockage de 10 Go. 

> Le coffre-fort employeur : depuis deux ans, PwC a accéléré la digitalisation de ses processus et plusieurs solutions ont été mises en place dont la digitalisation du coffre-fort employeur appelée aussi dématérialisation des dossiers du personnel. Les RH peuvent ainsi retrouver l'intégralité des documents du personnel directement via la plateforme. 

> Le portail d'information RH : PwC a aussi mis en place, un portail pour ses collaborateurs qui vise à répondre aux questions que peuvent se poser les salariés sur l'administration des ressources humaines. Ils peuvent y retrouver des informations sur les grossesses, les mariages, les différents types de congés, etc. La plateforme permet aussi d'entrer en interaction avec les équipes pour adresser des requêtes spécifiques comme des demandes d'attestations.

> La signature électronique RH : depuis un peu plus d'un an, PwC a intégré la signature électronique. "On est très contents d'utiliser la signature électronique des avenants et des contrats de travail avec PeopleDoc. Elle s'intègre à la People Experience, car c'est une expérience moderne pour nos candidats et nos collaborateurs. C'est une solution qui permet de gagner en rapidité et en efficacité" explique Edouard Richard. 

A venir, la robotisation de certains processus : PwC a également travaillé sur la robotisation des processus avec la génération automatique des attestations de travail pour les collaborateurs. "Aujourd'hui on a franchi une première étape en permettant de remplir un formulaire mais ce sont toujours mes équipes qui génèrent ces attestations et qui les remettent derrière. Dans quelques mois, quand on demandera une attestation sur son portail, elle arrivera quelques secondes plus tard, directement dans le coffre-fort électronique". Un autre processus va bientôt être automatisé, il s'agit du processus d'off-boarding. "Aujourd'hui, il ressemble un peu aux 12 travaux d'Astérix où le collaborateur a une checklist papier lui demandant de passer aux services généraux s'assurer qu'il a bien rendu son badge, à l'IT pour son ordinateur, à la finance, etc. Demain, ce processus sera entièrement digitalisé" déclare Edouard Richard.

Les résultats

Un taux de dématérialisation qui explose grâce à l'opt-out

"Il y a 6 ans, on arrivait à un taux d'adhésion de 80% pour le bulletin de paie électronique, quand on était à l'époque d'un point de vue légal à l'opt-in. Il fallait une démarche positive de la part du collaborateur pour procéder à la dématérialisation de son bulletin de paie. Mais depuis la législation a changé et on est passé à l'opt-out, par défaut chez PwC on dématérialise le bulletin de paie sauf si le collaborateur nous le demande. Là, où il y a 6 ans, on avait donc 80% d'adhésion, on arrive aujourd'hui à un taux de plus de 99% de collaborateurs qui reçoivent leurs bulletins de paie tous les mois dans leur coffre-fort électronique" raconte le Directeur des Opérations RH.

Une réduction des coûts

PwC mesure un réel retour sur investissement. L'entreprise l'a vu très rapidement avec la dématérialisation des bulletins de paie : "concrètement, nous avons divisé par deux le coût unitaire de remise d'un bulletin de paie à un collaborateur" explique Edouard Richard.

Un gain d'espace non négligeable et une sécurité renforcée

Grâce à la mise en place de la solution Employee File Management, PwC économise de l'espace, mais l'outil permet aussi de sécuriser les processus et le stockage des documents. "Cela nous a permis d'économiser des mètres carrés dans nos locaux et de conserver nos documents dans un environnement qui est beaucoup plus sécurisé. La dématérialisation permet aussi de tout sécuriser dans des coffres forts électroniques et au quotidien d'accéder facilement à la documentation" affirme Edouard Richard. 

La fonction RH peut se recentrer sur son coeur de métier

"On a déjà, en 14 mois, procédé à 3600 signatures électroniques ce qui répond totalement à mes enjeux. D'une part, elle s'intègre à la People Expérience, car c'est une expérience moderne, pour nos candidats et nos collaborateurs qui est rapide et intuitive. D'autre part, elle permet une meilleure efficacité opérationnelle. Il est plus intéressant pour nos RH  au service recrutement ou à l'administration du personnel, d'être en interaction avec le collaborateur pour l'amener à signer son contrat, plutôt que de courir avec des parapheurs dans les étages" nous dit Edouard Richard. 

Le digital au service de l'expérience collaborateur : obtenir les bonnes informations

Le portail d'information RH (ou Case Management) a été au centre de la campagne de communication autour du PAS (Prélèvement à la Source). Le but, atteint par PwC, était de rassurer les collaborateurs en leur donnant toutes les informations nécessaires sans surcharger les RH de questions et demandes en tout genre. "Pour nous en tant qu'employeur, même si on l'a beaucoup craint, c'était avant tout un sujet de communication vis-à-vis de nos collaborateurs. La partie technique était assurée par notre éditeur de paie et la partie qui tourne autour du taux de prélèvement est à gérer entre le citoyen employé et l'administration fiscale. Donc, depuis juin 2018, on a utilisé notre portail RH comme étant le point central de notre communication autour du PAS. Nous avons publié progressivement des articles plus ou moins généraux sur la mise en place de la réforme et envoyé certaines communications ciblées" explique Edouard Richard.

Les RH ont pu rassurer les collaborateurs et entre autres ceux qui allaient payer pour la première fois leurs impôts. Des articles dédiés à leur situation ont été mis en ligne sur le portail RH ainsi que des explications sur les rôles de l'entreprise et de l'administration fiscale dans le cadre du PAS. "Grâce à cela, nous n'avons pas eu la vague de questions que l'on pouvait tous craindre, et le PAS s'est bien passé" conclut le Directeur Opérations RH.

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