Durant cette période de crise, nous vous proposons de vous appuyer sur notre communauté RH pour échanger et trouver les réponses, ensemble aux questions que vous pouvez vous poser. C'est pourquoi nous mettons à votre disposition cette page web (mise à jour régulièrement), dans laquelle vous trouverez tous les contenus diffusés durant la crise sanitaire (des webinars animés par des juristes, en passant par les témoignages de RH, des conseils d'experts, au livre d'activités à faire en famille ...). On parlera notamment du télétravail, du management et de la collaboration à distance, de l'équilibre vie privée- vie professionnelle, de la gestion de crise, du retour au bureau et plus encore !

 

Au programme :
  • les témoignages des RH sur le télétravail et la collaboration à distance mais aussi les conseils de nos équipes en interne pour bien gérer ce nouveau mode de travail
  •  notre club de lecture virtuel, durant lequel Ludovic Girodon nous présente son ouvrage Dream Team, qui nous apprend à construire et engager l'équipe idéale
  • Notre livre d'activité à faire en famille : une réunion importante et des enfants à occuper ? Les employés de PeopleDoc (devenu UKG) ont conçu #OutofOffice: BreakTime pour vous !
  • la retranscription du webinar "le télétravail : la partie immergée de l'iceberg" avec la participation de Jean de Maupeou, facilitateur et associé chez FlexJog
  • les réponses à vos questions sur l'offboarding en période de crise
  • les conseils d'Alexandre Bonhomme Deveycx, psychologue et clinicien du travail chez Moodwork, sur comment cultiver la confiance au sein de ses équipes durant la crise

 

⬅️ Pour accéder directement aux programmes qui vous intéressent, cliquez sur le menu à gauche de la page.

 

Bonne lecture ! :-) 

 

L'apport de la technologie aux RH durant la crise

Les collaborateurs ont confiance en leur employeur et aux services RH

 

Dans nos MegaTrends, nous avons évoqué à quel point la confiance est devenue un sujet clé sur le lieu de travail. En effet, dans son baromètre de la confiance, Edelman nous apprend que nous sommes actuellement confrontés à une crise de confiance. Et paradoxalement, les collaborateurs n'ont jamais eu autant confiance en leurs employeurs, qu'aujourd'hui. 76 % des sondés disent que l'institution à laquelle ils font le plus confiance est leur employeur. Il s'agit donc d'une grande responsabilité mais aussi et surtout une opportunité à saisir pour les RH de se mettre en avant et conserver ce niveau de confiance.

 

Les RH et le “new normal”

 

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises ont entamé leur retour à la "normale". Pour faire face à cette crise et reprendre l'activité sereinement, nous avons décelé trois enjeux cruciaux pour les RH au cours des derniers mois : 

 

  • Communiquer avec les collaborateurs pour s'assurer qu'ils aient le bon niveau d'information et de soutien.
  • Mettre à jour les politiques de santé et de sécurité pour protéger les salariés. 
  • Laisser la possibilité à la plupart des collaborateurs de faire du télétravail efficacement. 

Nous nous sommes interrogés sur la façon dont les outils digitaux comme les solutions de PeopleDoc (devenu UKG) pouvaient aider les RH durant cette crise, sur ces 3 éléments. Nous avons examiné la façon dont nos clients ont tiré parti de notre plateforme pendant les premières semaines de la crise.

 

Communiquer avec les collaborateurs grâce à la base de connaissances RH

 

Grâce à la base de connaissances PeopleDoc (devenu UKG), les équipes RH peuvent partager des informations avec les collaborateurs via différents articles personnalisés en fonction de leurs caractéristiques. Ainsi, il est par exemple possible de mettre en place une politique spécifique pour les travailleurs à distance et une autre pour les collaborateurs travaillant dans les bureaux. 

 

Selon Alexis Charrier, responsable de l'équipe BI et Data Analytics de UKG, "beaucoup de nos clients ont créé des contenus dédiés à la situation COVID-19 et les collaborateurs les lisent : + 25000% de vues entre février et mars ! Actuellement, les articles relatifs au COVID-19 sont beaucoup plus populaires que tous les autres".

 

Ce n'est pas vraiment surprenant, mais cela nous démontre que nos clients utilisent la base de connaissances comme une source d'informations importante pour les collaborateurs, et que ces derniers utilisent cette base de connaissance pour lire les communications officielles des RH et de la direction.

 

Parallèlement, la plupart des entreprises communiquent énormément durant cette crise par le biais d'outils de visioconférence, des mails ou même de vidéos. Ces outils de communication sont très efficaces et essentiels pour maintenir un lien entre les collaborateurs, les managers, les RH et les dirigeants.

 

Laisser place aux feedbacks

 

Nous avons analysé notre solution UKG People Assist qui permet aux collaborateurs d'effectuer des demandes aux RH depuis n'importe quel device et ce à tout moment.

 

Dans une situation normale, ce module aide nos clients à gérer les demandes qu'ils reçoivent en les adressant automatiquement au bon gestionnaire RH et en leur permettant de hiérarchiser les demandes. Cela permet aussi d'organiser la charge de travail des équipes. Durant cette crise, ils ont pu répondre rapidement et efficacement aux collaborateurs et gérer les volumes importants de requêtes dans un délai très court.

 

Selon Alexis Charrier, le nombre de demandes des salariés concernant le Covid-19 a vu une hausse de +6 900 % entre février et mars. "Et la tendance n'est pas à la baisse. Le pic n’a pas encore été atteint".

 

Les collaborateurs s'interrogeaient notamment sur la sécurité au travail, sur la possibilité ou non de se rendre dans les bureaux, ce qu'il adviendrait de leurs congés, sur les pratiques du télétravail... En utilisant un système de gestion des cas, les équipes RH ont pu automatiser les questions les plus récurrentes et ainsi gagner du temps pour se concentrer sur d’autres problématiques plus complexes.

 

>> lire l'article complet

Le duo DG / RH : le couple de l'année

Le caractère stratégique de la fonction RH semble depuis la crise sanitaire incontestable, les entreprises ont pris conscience de l'importance de Cette situation va-t-elle durer ? Quel sera le visage de la DRH dans vingt ans ? Et quel rôle peut bien jouer la technologie dans cette transformation RH ?

Analyses et éléments de réponse dans cet article.

Les métiers RH du futur 

  • 34 % des professionnels RH sont convaincus que leurs métiers seront davantage orientés business d’après l’enquête « Professionnels RH, comment allez-vous ? », réalisée par les éditions Gereso.
  • 49 % des professionnels RH pensent que leur fonction sera plus digitalisée.
  • Enfin, 34 % des interrogés disent que la fonction RH sera plus « humaine », grâce à la digitalisation des processus administratifs, les équipes auront davantage l’opportunité de se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée.

Nous avions d'ailleurs mené l'enquête au travers de notre capsule temporelle, les témoignages sont unanimes, face à un environnement qui se transforme à tout allure, les équipes RH devront maîtriser mieux que jamais les outils digitaux pour suivre la cadence et  maintenir le sens Humain. 

Une monté en compétence des équipes RH

Pour accompagner le développement de l’entreprise, la fonction RH est invitée à monter en compétences et notamment en matière de problématiques sociales et de résilience.

  • 70 % des organisations affirment que la gestion d’un corps social multigénérationnel sera un facteur de réussite dans les 12 à 18 mois, mais seules 6 % estiment que leurs leaders sont suffisamment équipés pour agir efficacement.
  • 53 % déclarent que la moitié de leur corps social aura besoin d’acquérir de nouvelles compétences ou aptitudes dans les trois prochaines années. Mais seules 16 % pensent que les investissements nécessaires seront réalisés.

La technologie au service de l’agilité

Sur le plan des technologies, 2020 marque un tournant. Si les entreprises ont dans une large majorité digitalisé la paie, elles s’outillent également pour la gestion des talents, de la performance, de la formation, voire même de l’engagement pour les plus innovantes d’entre elles.

L’objectif n’est pas de multiplier les outils digitaux, mais d’adopter des solutions qui s’intègrent dans le flux du travail des utilisateurs au quotidien car les entreprises les plus performantes sont celles qui échangent les informations avec fluidité et exploitent les données dont elles disposent.

La fonction RH se révèle aujourd'hui aussi tactique que stratégique, sans oublier d'être plus que jamais humaine.  

Lire l'article complet

Le télétravail pour la continuité de l'activité : témoignages et conseils d'experts

Le témoignage de Nathalie Ramond, DRH MSC Croisières sur le management à distance

outofoffice-Nathalie-RamondComme beaucoup d'entre nous, Nathalie RAMOND, DRH France et Belgique de MSC Croisières, a découvrir soudainement les joies et les peines du télétravail, les défis que représentent la collaboration et le management à distance et plus que jamais la recherche d'un équilibre vie privée / vie professionnelle. Se pose aussi la question du maintien du lien entre les collaborateurs et l'organisation. Voici son retour d'expérience qui fait sans doute écho au quotidien de beaucoup d'entre nous.

Ses impressions sur les premiers jours 

Beaucoup de choses ont marqué et manqué à Nathalie depuis le début de la période de confinement. Comme le fait de ne plus pouvoir se rendre au bureau, ne plus croiser ses collègues et collaborateurs, de ne plus pouvoir communiquer de la même manière. Elle a aussi du composer avec le fait de devoir manager à distance dans une période d'incertitudes, de changement profond et continu (contraintes législatives, sanitaires, etc). Côté personnel, Nathalie trouve le télétravail très intrusif; sa famille vit ce qu'elle fait au quotidien, ce qui pose parfois problème au niveau de confidentialité des échanges. Selon Nathalie "cette période de confinement est comme un laboratoire domestique et professionnel qui pourrait à l’avenir créer plus d’égalité".

Des journées de travail différentes

Chaque journée débute par « un coffee time » virtuel avec le comité de Direction durant lequel ils abordent la gestion des problèmes immédiats, la continuité de la vie de l’entreprise ainsi que la préparation de l’avenir.

S'en suit un point avec l’équipe RH sur les dossiers en cours, la priorisation des multiples tâches (santé, activité partielle veille juridique, relations sociales, échanges et réponses aux collaborateurs inquiets ...).

Les effets immédiats de la crise 

" Alors même que nous venions 15 jours auparavant de commencer la montée en puissance du télétravail pour une partie de nos équipes, toute l’entreprise a du passer en télétravail, à la vitesse éclair, Par conséquent, ce télétravail qui n'avait été conçu que pour un nombre limité de collaborateurs a volé en éclats. Il a fallu l’étendre à tous en prenant en compte les contraintes liées à ce développement soudain et forcé.

La dématérialisation des processus RH est devenue indispensable. Et là encore, nous avons bousculé notre calendrier de projets RH. Nous avons accéléré la dématérialisation des bulletins de paie et le passage à la carte Ticket Restaurant."

 

Nathalie Ramond, DRH

MSC Croisières

Une période pleine de défis

La problématique numéro 1 est de faire face à cette crise sanitaire en protégeant la santé des collaborateurs pour éviter que le virus ne se propage. D’un point de vue personnel, comme pour nous tous, le manque de liberté est difficile à vivre.

Une actualité et des règlementations qui évoluent très vite

La veille concernant les règlementations est quasi quotidienne pour Nathalie, car il y a des nouveautés pratiquement tous les jours. L'échange de bonnes pratiques entre contacts RH de tous horizons permet également de se tenir au courant.

 

>> Retrouvez l'article complet et tous les conseils de Nathalie

 

Le témoignage de Virginie, HR Senior Generalist chez UKG

Virginie LachenyVirginie est Senior HR Generalist basée à New York. Virginie a un pied en Amérique où elle travaille directement avec les leaders et un pied en Europe où elle supervise une équipe de 2 personnes.

Ce qui lui a le plus marqué durant cette crise

> D’un point de vue professionnel, cette crise est arrivée soudainement, mais tout le monde dans l'entreprise a dû, et a su s’adapter rapidement à cette situation exceptionnelle.

"Chez PeopleDoc (devenu UKG), il est vrai qu’on a déjà une culture du télétravail. En France, une grande partie des équipes R&D sont en remote work permanent et le télétravail occasionnel existait déjà. Aux Etats-Unis près de 40% des équipes sont aussi en remote work. On avait donc déjà une certaine habitude de ce dispositif, mais pour tous les autres, il a fallu s’adapter et nous avons réussi à le faire." 

 

> D'un point de vue personnel, Virginie a été marquée par l’élan de solidarité aux US où beaucoup de gens se sont retrouvés, du jour au lendemain, dans des situations très difficiles. Beaucoup d’initiatives ont été mises en place pour aider ces personnes, par le biais de cagnottes par exemple.

Des journées similaires aux journées habituelles de travail mais avec quelqu'un en plus

Virginie participe chaque matin aux réunions avec les collaborateurs basés en Europe, et cette fois-ci avec sa fille de 12 mois dans ses bras ! Travailler avec ses enfants à ses côtés, "n’est pas évident à gérer vu la taille des appartements à New York".

"Cette réduction de la frontière entre vie privée et vie professionnelle n’arrive pas qu’à moi. Je vois fréquemment dans mes réunions virtuelles, les enfants de mes collègues qui vont et qui viennent. Il y a aussi le fait que lorsqu'on fait une visio-conférence, on voit chez les gens, on voit une cuisine, un salon, ... Pour certains le télétravail peut paraitre très intrusif. Ce mélange entre vie personnelle et vie professionnelle est vraiment exacerbé par cette situation de confinement, ce n’est pas autant le cas quand on télétravaille en temps normal. "

 

Les aménagements du travail quotidien

Virginie était déjà habituée à travailler avec des collègues à distance, puisqu'une partie de l'équipe est en Europe. Cependant quelques réaménagements ont eu lieu : la cadence des meetings a augmenté, passant de un meeting par semaine à une réunion chaque matin. L'objectif était de valoriser la sur-communication, qu'elle estime être très importante dans un contexte comme celui-ci. 

Les équipes de Virginie ont recommandé aux managers de garder le plus possible un contact avec leurs collaborateurs, afin d'éviter que certains employés soient isolés, et dans le but que les managers puissent repérer ce type de problème à distance, pour les aider. 

Ce que cette crise a appris sur le métier de RH

L'importance du côté humain et de prendre soin des collaborateurs est encore plus mis en avant durant cette période. Beaucoup de thèmes sont mis encore plus mis avant durant cette crise : balance entre la vie professionnelle et personnelle, le renforcement des valeurs de l'entreprise, le rôle des managers, etc.

Chez PeopleDoc et Ultimate Software, le bien-être est bien au coeur de l'ADN avec le slogan "People First". Cette crise a renforcé cette vision et mission.

Une merger en temps de crise

 

Le plus grand challenge pour nous est que nous cumulons la situation Covid-19 et l’intégration avec Kronos qui s'est faite le 1er avril, en plein confinement, ce que nous n'avions pas du tout anticipé.

 

Une intégration demande déjà beaucoup de travail, implique énormément de changements et peut générer des incertitudes de la part des équipes.  Il était donc primordial de ne pas perdre le lien avec les collaborateurs et de les rassurer au maximum en  sur-communiquant, au travers du management.

Avoir une approche humaniste

Garder une approche humaniste et rassurer ses équipes.

>>Découvrir l'interview complet de Virginie

Les conseils de nos collaborateurs internes pour un télétravail réussi durant la crise

Chez UKG, nous collaborons depuis plusieurs années avec des télétravailleurs permanents (ou remote workers), et pour nous aider à travailler dans des conditions optimales, ils nous ont partagé leurs meilleurs conseils. 

En voici le top 10 :

10. Déplacez-vous ! 🚶‍♀️🚶‍♂️

Au bureau vous vous déplacez régulièrement sans forcément vous en rendre compte : pour aller en réunion, parler à un collègue, aller à la cafétéria, parfois même simplement pour faire un tour. Chez soi, c'est le contraire, on a tendance à rester assis sur une même chaise toute la journée. Levez-vous régulièrement et travaillez depuis différents endroits de votre logement, vous verrez, vous vous sentirez moins fatigué et vos jambes pourront se dégourdir.

9. Ouvrez vos fenêtres ! 🏠

Lorsqu'on est en télétravail, on sort peu de chez soi : ouvrez régulièrement vos fenêtres, et travaillez à côté si c'est possible. Si vous avez une terrasse, un jardin ou même un balcon, allez y pas travailler quelques heures quand le temps s'y prête.

8. Habillez-vous ! 👔

La tentation est grande de rester en pyjama quand on travaille de chez soi. Il vaut tout de même mieux garder la même routine que lors de vos journées "classiques" : habillez-vous, brossez-vous les dents, coiffez-vous, même si vous ne rencontrerez personne dans la journée. Cela évitera un certain laissez-aller.

7. Créez des interactions sociales avec vos collègues ! 💬

Maintenez des interactions sociales (autres que les réunions) avec vos collègues. Le travail à domicile peut vite devenir solitaire, notamment si vous vivez seul. N'hésitez pas à demander aux collègues que vous appréciez de faire des visio-conférences pour discuter, manger en même temps, boire un café... Il est important de conserver des liens avec ses collègues.

6. Délimiter un espace de travail ! 💻

Nous vous disions dans le conseil numéro 10 de bouger régulièrement dans une journée, il est tout de même conseillé de délimiter une zone principale de travail. C'est ici que vous pouvez commencer vos journées, mais surtout entreposer toutes vos affaires professionnelles. Avoir une zone principale de travail, permet aussi de la quitter en fin de journée et de ne pas rester "connecté" après les heures de travail.

5. Planifier votre journée ! 🗓️

Quand on est en télétravail, on a souvent l’impression que nos journées sont extensibles et que si l’on se distrait quelques minutes, on pourra compenser à un autre moment. Et puis on se rend compte que finalement, on n'a pas été productif, ou qu'au contraire, on a travaillé sans faire de pause. Pour éviter cela, planifiez votre journée, élaborez une liste de "tâches" à faire, en vous basant sur ce que vous feriez au bureau et consultez la régulièrement au cours de la journée pour savoir où vous en êtes.

4. Armez-vous des bons outils ! 🔧

Utilisez avec vos collègues des solutions de documents partagés, des outils pour faire des visio-conférences, utilisez des applications pour faire des brainstorming à distance. Vous pouvez également créer des conversations de groupe pour partager vos idées, vos problèmes, vos questions ou même simplement pour vous saluer.

3. Prenez des pauses ! 🛏️

De nombreux travailleurs constatent qu'ils consacrent plus d'heures à travailler à distance que lorsqu'ils sont au bureau. Ne culpabilisez pas si vous répondez à un collègue dans l'heure ou même la demi-journée, c'est ce que vous feriez si vous étiez au bureau. 

N'hésitez pas à prendre des pauses quand vous en avez besoin. Faites votre vaisselle, votre lessive, vous pouvez même faire une petite sieste, vous êtes chez vous ! Des études prouvent que faire des pauses est le meilleur moyen de rester efficace. Veuillez tout de même à ne pas en abuser : prévoyez ces temps de pause mais ne les dépassez pas.

2. Communiquez davantage ! 🗣️

Vous devez communiquer de manière excessive avec votre équipe pendant un certain temps jusqu'à ce que vous ayez tous adopté ce nouveau format de travail. Faites des one-to-one plus réguliers mais moins longs que d'ordinaire. Faites également des points d'équipes plus souvent, vous pouvez même en faire un par jour pour lancer la journée. Tenez-vous au courant de vos avancées et de vos projets et continuer à créer du lien même de loin 

1. Fixez-vous des horaires et respectez-les ! ⏰

Quand on travaille chez soi, on peut avoir des difficultés à arrêter de travailler. Cela peut rapidement vous épuiser et surcharger votre esprit. Si vous avez un bureau où vous travaillez, quittez cette pièce à la fin de votre journée et n'y retournez plus. Si vous n’avez pas de bureau, fermez votre ordinateur portable et rangez-le. Notez bien vos horaires dans votre agenda pour que personne ne vous dérange en dehors de ceux-ci.

Beaucoup de télétravailleurs négligent leur pause repas et travaillent en mangeant. Faites une vraie pause, et profitez-en pour vous détendre : faire une activité sportive, lire, regarder un épisode d'une série voire même faire une sieste. 

 

>> Découvrez également les conseils pour mener à bien vos réunions à distance dans cet article

 

Appel à témoignage : management à distance, gestion de la crise, équilibre vie privée / vie professionnelle

Faites profiter la communauté RH de votre expérience du télétravail. Les conseils pratiques, ressources utiles pour se détendre, occuper la famille, travailler plus efficacement, garder le contact… Dites-nous tout !

Motivé(e) ? Écrivez-nous à cette adresse email : steffi.thomasse@ukg.com Nous vous communiquerons une liste de questions pour vous guider, si vous le souhaitez, nous pouvons aussi publier votre tribune libre telle quelle. Votre prose sera publiée sur notre blog dans les 24h à 48h. :)

Attraction et fidélisation des talents

Dream Team, la nouvelle bible des managers

UKG a organisé fin avril, son premier HR Book club. Pour cette première édition virtuelle, nous avons invité Ludovic Girodon, auteur de Dream Team, un ouvrage de 300 pages qui nous apprend à construire et engager l'équipe idéale. A travers plus de 400 témoignages, Ludovic nous partage les conseils et les secrets des managers pour recruter, intégrer, développer et fidéliser l'équipe de vos rêves. Des conseils utiles aussi bien aux managers qu'aux RH. 

 

Au programme :  guerre des talents, onboarding, développement des collaborateurs, management (et management à distance, compte tenue du contexte actuel) et une réflexion sur le rôle du digital .

 

Vous avez raté notre HR Book Club ? Vous pouvez encore visionner le replay. 
Regarder le replay
 

Nous avons regroupé pour vous les points clés du webinar :

 

1- LA GUERRE DES TALENTS

Terme de plus en plus tendance, la guerre des talents est une réalité pour les départements RH. On cherche souvent "le mouton à 5 pattes" et on se dispute les meilleurs talents. Choisir les bons profils et faire en sorte qu'ils veuillent travailler pour nous, est la première étape dans la constitution de sa Dream team.

 

> Définir les profils recherchés

Avant de rédiger votre offre d'emploi, il est fortement recommandé, de définir dans un premier temps, le profil recherché afin d'obtenir des candidatures pertinentes.

Cette étape permet de lister les compétences que l'on souhaite voir chez les candidats et surtout de les classer : d'un côté les indispensables, d'un autre celles qui le sont moins. L'état d'esprit d'un candidat ne doit pas être négligé.

🔎 Vous pouvez utiliser une scorecard en plaçant d'un côté les soft skills et de l'autre les hard skills. Pondérez votre tableau en utilisant un système de cartons rouges, jaunes et verts qui indiqueront quelles compétences sont indispensables, fortement recommandées ou simplement un plus.

 
>Définir un véritable processus de recrutement 

Préparez en amont votre processus de recrutement, qui tournera autour de 3 questions : 

- Quoi ? les critères à évaluer : Hard et Soft Skills + motivations, adéquation avec les valeurs de l'entreprise et avec les membres de l'équipe.

- Qui : qui va participer au processus de recrutement ? (RH, managers, personne de votre équipe, etc).

- Comment : sous quel format souhaitez-vous que le recrutement se déroule et en combien d'étapes ? 

 

> Offrir une véritable expérience candidat

Un candidat qui vit une expérience exceptionnelle la partagera autour de lui qu'il soit retenu ou non. Mais l'inverse est valable aussi !

🔎 Quelques conseils pour offrir une bonne expérience candidat : 

- Restez transparent tout au long du processus, 

- Personnalisez les entretiens et préparez-les.  

- Ne laissez pas le candidat avec des questions sans réponse. 

- Après l'entretien, faites des feedback régulier au candidat.

- Répondez à tout le monde même en cas de refus et évitez les messages automatiques autant que possible.

 

2 - ONBOARDING ET INTEGRATION

4 % des salariés quittent leur travail après une première journée catastrophique ! Tandis que 70 % des collaborateurs hésitent à rester ou quitter l'entreprise lors des 6 premiers mois. Ces chiffres sont souvent liés à une mauvaise intégration dans l'entreprise. 

A l'inverse une entreprise qui propose un onboarding efficace a 33 % de collaborateurs engagés en plus que les autres.

 

> L'onboarding commence dès l'accord du candidat. Les RH ont besoin d'un certain nombre d'informations et de documents de la part du nouveau collaborateur, il faut lui envoyer et lui faire signer son contrat et tout un tas d'autres documents. C'est ce qui constitue aussi la partie administrative de l'onboarding, elle doit être simplifiée et automatisée au maximum pour une meilleure expérience collaborateur. 

> La première semaine est importante dans un onboarding, mais il doit se poursuivre au-delà. Idéalement un onboarding dure 3 mois. La première semaine doit être réservée à compréhension du fonctionnement de l'entreprise et à la découverte du poste. Les semaines suivantes doivent être consacrées à la prise en main du poste puis à l'épanouissement du collaborateur au sein de sa nouvelle équipe. 

> Tout le monde doit pouvoir bénéficier d'un onboarding car tout le monde en a besoin, quel que soit le poste ou le service concerné. 

> L'onboarding doit être réfléchi, structuré. Il y a une base que tout le monde doit avoir pour commencer dans les meilleures conditions et d'autres éléments qui vont varier selon le poste ou le service.

 

Retrouvez plus de conseils dans cet article : Dream Team, comment fidéliser et constituer son équipes idéale ?

 

3- ENGAGEMENT ET DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES DE VOS COLLABORATEURS

Près de 90 % des collaborateurs ne sont pas engagés dans leur entreprise ! La notion d'engagement est devenue primordiale aussi bien auprès des Ressources Humaines que des Managers. Elle repose sur 5 piliers principaux : le sens, la reconnaissance, la responsabilisation, le développement et le lien sociale. L'ensemble de ces piliers reposent eux-même sur un socle commun : celui de la confiance.

 

> Développer vos collaborateurs 

Aider ses collaborateurs à développer leurs compétences et à évoluer est indispensable : un collaborateur qui a le sentiment de ne plus rien apprendre, a déjà un pied dehors ! 

Si vous n'avez pas la possibilité de faire évoluer des collaborateurs hiérarchiquement, permettez leur de travailler sur des projets transverses.

 

🔎 Manager un collaborateur à distance 

On pourrait croire que les besoins d'un collaborateur sont différents lorsqu'il travaille à distance, mais ce n'est pas le cas. Les besoins des collaborateurs, comme des managers d'ailleurs, restent les mêmes. Ce qui change, en revanche, c'est que tout est exacerbé ! On parle alors de "management augmenté". La communication, voire la sur-communication, la présence (virtuelle) auprès des collaborateurs et l'instauration d'une confiance commune sont le plus importants. 

 

> Créer du lien et de la confiance

Lorsqu'ils font le choix d'une entrepris, l’ambiance entre collègues est plus importante que le salaire, pour une majorité des millenials, Aidez vos équipes à créer du lien et aidez les collaborateurs à avoir confiance en vous et en l'entreprise grâce à trois piliers : la transparence, l'empathie et la cohérence.

 

> Engagez vos collaborateurs

Pour faire en sorte que vos collaborateurs soient engagés, il y a 5 grands éléments à retenir. Pour faciliter leur mémorisation, Ludovic Girodon les a réunis sous le signe D.R.E.A.M :

 

 

-Direction : le sens qu'on donne, qu'on partage autour de son poste, de son entreprise. On peut travailler sur les 4 WHY (raison d'être de l'entreprise, de l'équipe, du poste du collaborateur et a raison d'être de chaque demande). 

 

-Reconnaissance : valoriser son collaborateur. 

 

-Environnement Social : nous avons tous des sentiments et nous avons besoin de les partager avec les autres. La mise en place de rendez-vous moins formels entre les membres de son équipe permet d'instaurer une bonne ambiance de travail, qui est primordiale.  

 

-Autonomie : responsabiliser les collaborateurs en personnalisant son approche et laissant aux collaborateur, l'autonomie dont ils ont besoin. 

 

-Montée en compétences : les collaborateurs doivent continuer à apprendre, continuer à monter en compétences : formations digitales certifiantes, webinar, cours en lignes, conférences, formation auprès d'un collègue, d'une autre équipe, etc. 

 

Pour découvrir tous les conseils de Ludovic Girodon sur le sujet lisez cet article : engager et développer les compétences de ses collaborateurs.

Notre livre d'activité à faire en famille

Les collaborateurs de PeopleDoc (devenu UKG) ont conçu #OutofOffice: BreakTime pour vous ! En plus de vous fournir des jeux pour RH, nous avons aiguisé nos crayons pour réaliser une série de dessins pour petits et grands. Nous espérons que ce cahier vous permettra de vous détendre.

Notre cahier d'activités en libre-accès : mots-croisés, test de personnalités pour RH et coloriages pour enfants (et grand enfants) ! 

Télétravail et méthodes de management

Télétravail, la partie immergée de l'iceberg ? Intervention de Jean de Maupeou, Facilitateur & Associé - FlexJob 

 

En raison du contexte actuel, le télétravail est devenu une réalité qui s'est imposée à plus de 5 millions de personnes, d'après un sondage Odoxa-Adviso Partners. Il ne s'agit pas pour autant d'un télétravail ordinaire; mais pour la plupart des cas d'une mesure d'urgence pour favoriser la continuité de l'activité des entreprises. Cette expérience grandeur nature nous invite à nous poser des questions sur le télétravail. Va-t-il devenir la norme ? Comment s'assurer qu'il soit efficace ? Et surtout qu'est-ce que le télétravail nous apprend des méthodes de management ?

 

Jean de Maupeou, Facilitateur & Associé chez FlexJob et Rémi Malenfant, Director of HR Innovation and Customer Experience chez UKG (Ultimate Kronos Group) ont répondu à ces questions lors d’un webinar.

 

Pourquoi mettre en place le télétravail ?

 

Selon une enquête réalisée par notre maison mère UltimateSoftware ; 40% des personnes interrogées qui sont en télétravail ont été promues l’an passé. Contrairement aux idées reçues le télétravail offre donc l’opportunité de promotion car l’on est plus productif.

 

Avec le confinement et le télétravail “forcé” on constate un changement de mentalité. Les collaborateurs comme les employeurs y trouvent leurs intérêts et arguments.

En période de guerre des talents, le télétravail et l’autonomie qu’il offre deviennent un véritable moyen de différenciation.

 

Voici quelques avantages offerts par le télétravail :

 

Pour l’employeur :

  • un engagement accru
  • une plus grande productivité
  • un gain d'image
  • d’après le ministère de l’économie, le télétravail permettrait de réduire l’absentéisme d'environ 20%
  • moins de retard lié aux transports
  • si l’entreprise ne possède pas de locaux aménagés aux personnes handicapées, elle peut les recruter grâce au télétravail
  • une meilleure gestion des déménagements et des transferts d'activité (éviter les licenciements liés au changement de zone géographique par exemple). 
  • une réduction des frais généraux et des dépenses (pas de frais de transport pour l’employeur, moins de frais pour l'aménagement de locaux…) 

 

Pour le collaborateur : 

  • réduction du temps de transports et donc moins de stress et de retards
  • conciliation vie professionnelle - vie personnelle : aider un proche malade, pouvoir s’occuper de ses enfants
  • un gain en autonomie et en responsabilité
  • limitation des nuisances sonores, liés à l'open space

 

Les contraintes du télétravail :

Le télétravail peut aussi apporter des contraintes, voici les résultats d'une enquête réalisée Malakoff Médéric-Humanis  :

  • problèmes techniques liés à l'informatique
  • charge de travail supérieure
  • difficultés d'organisation
  • risques psychologiques liés à l'isolement, à la non-déconnexion 
  • ne pas réussir à maîtriser la barrière vie personelle - vie professionnelle. 
  • les communication par chat, messageries instantanée peuvent créer des malentendus, les notifications incessantes peuvent être un facteur de stress
  • difficile à mettre en œuvre (environnement peu propice au travail pour certains foyers)

 

Lors de ce webinar, nous avons fait un sondage, et selon les participants, le principal challenge du télétravail est lié à la perte de lien social avec les collaborateurs pour 52% d'entre eux.

Il est primordial de s'adapter à ce nouveau dispositif, à partager l’information, mettre en place de règles de communication, afin que tous les collaborateurs aient accès aux bons outils, à la bonne information, au bon moment pour travailler de manière optimale.

 

En France, avant le Covid-19, il y avait beaucoup de réticence, de la part des managers qui se demandaient : comment engager et co-construire l’engagement ?

 

Il est important de penser à la maille des équipes : de créer une charte et des bonnes pratiques. L'objectif est de co-construire les pratiques avec l’équipe, cela offre à chacun une liberté pour organiser le travail. En effet, tous les départements n’ont pas les mêmes enjeux et besoins, c’est pourquoi chaque équipe doit créer son propre cadre et ses pratiques.

 

Comment gérer la diversité dans son équipe ?

 

Lors d’un dispositif de télétravail, l’entreprise et le manager accordent leur confiance aux collaborateurs, mais l’inverse est vrai aussi. Le collaborateur accorde sa confiance, c’est pourquoi il est important de repenser cette relation.

 

Nous ne sommes pas tous égaux face au télétravail mais on est tous capables d’évoluer. On le constate souvent, au début de la mise en place d'un dispositif de télétravail (surtout dans ce contexte particulier) certains collaborateurs qui ont ce besoin de créer du lien, de se rendre chez le client, de communiquer avec leurs collègues autour d'un café, n'arrivent pas à s'organiser seuls, à distance. Il est impératif de communiquer avec chaque collaborateur pour connaitre leurs ressentis et les accompagner.

Jean de Maupeou propose donc de faire une auto-évaluation. On peut le construire avant de passer au télétravail : proposer au futur télétravailleur de s'auto-évaluer ou le faire au cours du dispositif comme point de suivi. On peut l'interroger sue son degré d’autonomie sur le poste, les outils informatiques qu'il a disposition et sur sa maîtrise et sa relation avec les équipes. Cette auto-évaluation est aussi un bon révélateur sur le travail à distance, le fonctionnement de l’équipe et les aspirations de chacun.

Il est également important, de prêter attention à la répartition de la charge de travail des collaborateurs, surtout quand seulement certaines travaillent à distance. En effet, il arrive souvent que les collaborateurs à distance aient une charge plus élevée car il y a moins de communication avec eux.

 

Attention aux méthodes de communication

 

Comme nous n'avons pas de liens immédiats avec nos collègues la communication peut sembler compliquée. On peut souvent faire face à des malentendus et mauvaises interprétations des messages. Jean de Maupeou encourage donc ses équipes à parler des émotions et ressentis qu’ils peuvent avoir pour éviter toute pression. Cette période peut donner la possibilité de faire entrer les émotions dans l’organisation, cela peut permettre de comprendre la perception des collaborateurs sur la communication au sein de l'équipe, des méthodes de management, la charge de travail etc. Il s'agit de la partie immergée de l'iceberg.

Le télétravail met alors en lumière nos méthodes de travail de manière générale. Ces difficultés qui existaient déjà avant, se soulignent par le biais de la distance, c'est pourquoi la communication est importante. 

 

Le rôle des RH

 

La mise en place du télétravail est il un sujet entièrement managériales ou aussi pour les RH ? C'est la question que l'on a posé à l'audience. Selon ce sondage, l'accompagnement des managers 41% et droit du travail et social 31% sont la principale valeur ajoutée des RH pour la mise en place d'un dispositif de télétravail.

 

L'aspect juridique, de santé au travail, le droit à la déconnexion offrent un rôle de conseil de la part des Ressources Humaines. Les équipes RH permettent d'enrichir les pratiques du travail à distance. Elles ont un rôle d'accompagnement et d'animateur interne.

 

>>VISIONNER LE REPLAY

Offboarding durant la crise

Avec la crise sanitaire devons-nous devons nous attendre à revivre le déni qui entoure le processus d'offboarding, un élément phare de l'expérience collaborateur ?

L'heure est venue de considérer l'offboarding dans toutes ses dimensions, licenciement compris, et de se demander s'il peut, même en étant subi, se conjuguer avec une expérience collaborateur réussie.

 

Lorsque nous pensons à l'offboarding durant la crise, une image nous vient instantanément en tête. Celle des ces entreprises qui ont fait la Une des médias et réseaux sociaux en licenciant en masse par visioconférence. 

 

Il est facile de croire que licencier via visioconférence est une erreur. Mais que faire lorsque le contexte ne laisse pas d’autre alternative ? D’autant plus que le Code du travail n’a pas prévu ce nouveau procédé pour les entretiens préalables au licenciement. Les entreprises peuvent tout de même choisir une voie plus humaine en obtenant l’accord du collaborateur d’effectuer la procédure par visioconférence, en lui donnant la possibilité de se faire assister et en veillant à ce que chaque partie puisse faire entendre son argumentation.

 

En effet, du premier au dernier jour au sein de son entreprise, le collaborateur doit être satisfait et savoir qu’il a compté pour l'organisation afin de partir avec un sentiment de reconnaissance. Cette valeur est encore plus importante à l'heure où les « collaborateurs boomerang », sont de plus en plus nombreux à expérimenter l'expérience. Aussi, l’analyse des enquêtes salariés ainsi que de l’entretien de départ sont primordiales.

En période de gestion de crise, certaines entreprises devront licencier, puis connaître un regain d’activité et devront à nouveau embaucher pour obtenir de nouveaux talents. Plus l’expérience collaborateur sera personnalisée, plus l’entreprise contribuera à la valorisation de sa marque employeur.

Les collaborateurs, nos premiers ambassadeurs

Le collaborateur s’engage davantage en devenant un ambassadeur de l’entreprise (au travers de plateformes Employee Advocacy et social selling). Cet engagement est un enjeu majeur pour l'organisation, en termes d’attractivité des nouveaux talents. 

► Découvrir l'article complet et plus de conseils

Cultiver la confiance au sein de ses équipes durant la crise

Alexandre Bonhomme Deveycx, psychologue et clinicien du travail chez Moodwork, nous partage ses astuces pour gérer la crise et maintenir la confiance des collaborateur.

Qu’est-ce qui provoque les émotions négatives et le sentiment de dévalorisation chez les collaborateurs ? 

La crise que nous vivons depuis plus d'un an est inédite, il est donc difficile de trouver un cadre de référence. Ajoutons à cela l’impossibilité d’obtenir des réponses claires à nos interrogations, quant à l'avenir : l’ensemble suscite donc une grande anxiété.

Cette incertitude est souvent facteur de pensées négatives et d'auto dévalorisation chez les collaborateurs qui peuvent se sentir isolés, inutiles, mal à l’aise de devoir travailler chez eux ou de ne pas savoir exactement quoi faire, etc.

Pour y faire face, il faut prendre conscience de ses émotions en se servant de la théorie des émotions de Paul Ekman. Ce psychologue a établi une liste de 6 émotions faciles à identifier : joie, tristesse, peur, surprise, colère et dégoût.

  • Lorsqu’un de vos collaborateurs ressent une émotion négative, il faut qu’il l'exprime avec l'un de ces noms. Par exemple : je me sens mal quand je vais travailler - parce que j’ai peur d’être contaminé dans les bureaux, ou parce que j’ai honte (dégoût) de mes résultats durant la période du confinement.
  • Il est beaucoup plus simple de réfléchir une fois que l’émotion est identifiée et acceptée. L'objectif est de permettre au collaborateur de ne pas se laisser guider aveuglément par ses émotions et d'en prendre conscience.
  • Une fois que le pourquoi est compris, il est beaucoup plus facile d’expliquer le problème à ses collègues, son manager ou les équipes RH. Donc, il est beaucoup plus facile de trouver une solution.
« En qualité de psychologue exerçant auprès de nombreux public, c’est le constat que j’ai pu faire. On a souvent du mal à remédier à ses pensées négatives car on ne les identifie pas vraiment. Le blocage psychologique, que connaissent bien les collaborateurs, DRH et professionnels de santé découle de ce fait : on a trop souvent tendance à ne pas admettre que l’on est en colère, triste ou apeuré, et à en chercher les raisons. » Alexandre Bonhomme Deveycx, psychologue et clinicien du travail chez Moodwork.

Reconnaître les petites victoires et les réactions positives

Les petites victoires contribuent bien plus au succès d’une entreprise que les coups d’éclat. 

Les accepter et en tirer des réactions positives, c’est accumuler des ressources suffisantes pour faire tourner l’entreprise.

 

Il est important d’encourager les collaborateurs car cela signifie reconnaître le travail du quotidien. 

La culture d'entreprise comme pilier

La mission initiale d’une entreprise de grande distribution sera de ravitailler la population, ou encore celle du secteur bancaire sera de gérer les flux de capitaux. Toutes ces entreprises et associations organiseront leur culture d'entreprise autour de cette mission initiale.


Durant, une situation l’équilibre des individus est perturbé et les collaborateurs font chercher du réconfort dans des valeurs refuges, que ce soit la famille, les loisirs ou le travail, il est donc important de rassembler ses collaborateurs autour d’une culture d'entreprise très claire et bienveillante qui deviendra à son tour une de ces valeurs refuges. En retrouvant le sens du travail, on améliore la QVT des collaborateurs en leur offrant une raison de se mobiliser, ensemble, dans un monde rempli d’incertitude.

L’importance pour les RH d’encourager et renforcer les liens entre les équipes en télétravail

Faire partie d'une seule et même organisation est particulièrement important en temps de crise. 

Les DRH ont un rôle crucial à jouer :

  • gérer les incompréhensions pouvant être plus fréquentes à distance
  • répondre aux éventuelles contraintes induites par les nombreux changements provoqués par le télétravail
  • favoriser un environnement de sécurité psychologique dans lequel tous se sentent unis face à la crise

Un véritable sentiment d'inclusion, de confiance et d'appartenance parmi les collègues de travail contribue à réduire les risques de détresse psychologiques et à renforcer l'engagement des collaborateurs.

Revenir aux fondamentaux en temps de crise

L’impact du Covid et des crises sociales auxquelles nous avons été confrontés, a entraîné des modifications dans la logistique et/ou la façon de travailler des entreprises ainsi que des modifications des habitudes individuelles et collectives. Il est important pour chaque entreprise de revenir aux fondamentaux. Il faut rappeler aux collaborateurs qu’ils ont un rôle à jouer, et que leurs actions ont été utiles durant la crise. 

Aujourd'hui, personne ne peut prévoir les conséquences du COVID sur le long terme. En revanche, on a assisté à une responsabilisation des entreprises sur les questions de sécurité, d’hygiène, d’écologie, et de tout ce qui peut favoriser l’humain et le mieux être collectif. Et surtout, vis à vis de la mission que les entreprises accomplissent au quotidien. 

  LIRE LA SUITE

Brexit, PAS, future réforme des retraites, ... Découvrez notre programme de contenus dédiés aux RH pour aborder les enjeux de la compliance 2019-2020.
MOOC COMPLIANCE  Inscriptions