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Durant cette période de confinement, nous vous proposons de vous appuyer sur notre communauté RH pour échanger et trouver les réponses, ensemble aux questions que vous pouvez vous poser. C'est pourquoi nous mettons à votre disposition cette page web (mise à jour régulièrement), dans laquelle vous trouverez tous les contenus diffusés durant la crise sanitaire (des webinars animés par des juristes, en passant par les témoignages de RH, au livre d'activités à faire en famille ...). On parlera notamment du télétravail, du management et de la collaboration à distance, de l'équilibre vie privée- vie professionnelle, de la gestion de crise, du retour au bureau et plus encore !

 

Au programme :
  • la retranscription et le replay des webinars "sessions de questions / réponses en live avec un expert juridique" Sabrina Kemel et Elise Mariot, avocats conseil en droit social.
  • les témoignages des RH sur le télétravail et la collaboration à distance mais aussi les conseils de nos équipes en interne pour bien gérer le télétravail
  •  notre club de lecture virtuel, durant lequel Ludovic Girodon nous présente son ouvrage Dream Team, qui nous apprend à construire et engager l'équipe idéale
  • Notre livre d'activité à faire en famille : une réunion importante et des enfants à occuper ? Les employés de PeopleDoc ont conçu #OutofOffice: BreakTime pour vous !
  • la retranscription du webinar "le télétravail : la partie immergée de l'iceberg" avec la participation de Jean de Maupeou

⬅️ Pour accéder directement aux programmes qui vous intéressent, cliquez sur le menu à gauche de la page.

 

Bonne lecture ! :-) 

Intervention d'un expert juridique sur la gestion de la crise (activité partielle, retour post-confinement ...)

De part leur expertise du cadre réglementaire, Sabrina Kemel et Elise Mariot apportent leurs éclairages quant aux dernières actualités.

 

N.B.: A toutes fins utiles nous vous rappelons que PeopleDoc n'est pas habilité à fournir des conseils juridiques à ses clients. Cet évènement vous est proposé afin que vous puissiez  échanger avec un professionnel du droit.

2 avril 2020 - Première session : la mise en place de l'activité partielle. 

La mise en place de l'activité partielle au sein des entreprises et la modification de la durée du temps de travail, (suite au décret n° 2020-325 paru le 25 mars 2020, de l'ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 sur les mesures d'urgence en matière de congés payés, de durée du temps de travail et jours de repos et sur l’ordonnance 2020-345 publiée le 28 mars 2020 relative à l’activité partielle), posent beaucoup de questions. 

 

Sabrina Kemel, a approfondi ce sujet lors d'un webinar et nous a donné les réponses à toutes vos questions.  

 

💬 Congés payés et RTT, que peut imposer l'employeur ?

 

Réponse de Sabrina Kemel : l'employeur peut imposer des congés payés dans la limite de 6 jours (ouvrés ou ouvrables ? l’ordonnance ne le précise pas), mais il faut avoir conclu au préalable un accord d’entreprise ou un accord de branche.

Comment conclure cet accord ? Peut-on conclure un accord par téléphone, par mail ou par visio-conférence ? L’ordonnance du 1er avril nous aide à trouver une réponse : autorisation de recourir à la visio-conférence ou au téléphone pour tenir des réunions de CSE par exemple. L'ordonnance dit aussi qu’à titre dérogatoire et temporaire on peut organiser ces  réunions par "messagerie instantanée". Les règles ont donc été vraiment assouplies puisqu'il est difficile de se réunir sauf en prenant toutes les dispositions nécessaires, ce qui n'est pas non plus impossible dans le cadre d'une réunion comme celle-ci (même si, je ne le recommande pas).

 

Une première solution serait donc la visio-conférence, l’audio-conférence ou la messagerie instantanée (attention, pour la dernière option il faut vraiment être dans une situation particulière).
Ensuite, pour la signature en elle-même, on peut envisager si c’est possible une signature électronique.

J'encourage les entreprises à faire ce type d’accord dans le cas d’une demande d’activité partielle, pour montrer la bonne volonté de l'entreprise et montrer qu’elle a d'abord essayé de palier à cette situation en imposant des congés ou en déplaçant (ce qui est autorisé par le code du travail, article 3141-16, sans accord et sans respecter le délai de prévenance d’un mois).

 

Concernant les RTT , l’ordonnance permet d’en imposer et de piocher sur le compte épargne temps et cela dans la limite de 10 jours. Ce que ne précise pas l’ordonnance et mais que je pense après analyse c’est que l’entreprise peut imposer les RTT salariés et les RTT employeurs. On a donc 10 jours de RTT salariés et CET + 6 jours congés payés avec accord + les éventuels RTT employeurs.

 

💬 Comment demander et déclarer l'activité partielle ?

 

La déclaration se fait en ligne. Il faut penser qu'on met 8 ou 10 jours avant de recevoir ses codes pour se connecter. On est sensé pouvoir faire une seule demande pour tous les établissements.

Quand on fait la demande, il y a des cases à cocher, (circonstances exceptionnelles, baisse d’activité, etc), il faut absolument cocher la case circonstance exceptionnelle !! Parce que de toutes façons votre baisse d’activité ou votre défaut d’approvisionnement ou autres et forcément lié à la crise sanitaire que nous vivons actuellement.

 

Ensuite, il faut joindre les documents nécessaires, si vous voulez démontrer les annulations de commandes, les défauts d’approvisionnement, la baisse d’activité, etc. Il est recommandé de le faire, il faut joindre le maximum de documents. Pour les entreprises qui mettent un nombre important de leurs salariés au chômage partiel, il est recommandé d’ajouter un document word pour motiver et expliquer davantage la demande à l’aide notamment de données chiffrées.

 

En revanche, pas besoin de connaître le nombre exact de salariés que vous souhaitez mettre en activité partielle. Mais il faut déclarer le nombre de salariés que vous envisagez de mettre en chômage partiel. Vous devez aussi remplir le nombre d’heures :  on parle aussi du nombre envisagé d’heures par salarié.

A la fin de chaque mois, vous devrez remplir pour chacun des salariés : quel a été le nombre d’heures travaillées, quel a été le nombre d’heures chômées, combien de temps il a passé en congés payés, en congés maladie ou autres. 

 

Attention ! Les DIRECCTE auront 4 mois pour faire des contrôles A POSTERIORI et si l’activité partielle n’avait pas lieu d’être, les entreprises devront rembourser les indemnités perçues !

 

💬 Peut-on faire télétravailler son employé s'il est en chômage partiel ? 

 

Pour les entreprises qui seraient tentées de mettre des cadres en activité partielle et de les faire télétravailler en parallèle, il faut faire attention parce que là aussi, il y aura des contrôles et dans ce cas, ça ne sera pas seulement un remboursement des sommes qui ont été perçues, mais c’est du pénal.

Le ministère du travail a d’ailleurs encouragé les salariés à dire s’ils travaillent ou pas en étant en activité partielle (si elle totale, bien sûr). Les employeurs peuvent être dénoncés pour escroquerie, fausse déclaration et travail dissimulé. Le salarié pourra demander aux prud’hommes et au pénal. L'entreprise pourra être condamnée à interdiction de recevoir des aides pendant une durée de 5 ans. Si l'escroquerie est retenue, la sanction peut aller jusqu’à 7 ans de prison et 750 000 euros d’amende et pour une fausse déclaration, jusqu'à 2 ans d'emprisonnement et 30 000 euros d’amende, qui vise à la fois la personne morale, mais aussi le dirigeant. Même si c’est à l’initiative du salarié, c’est donc formellement interdit.

 

💬 Peut-on mettre tout le monde au chômage partiel ? 

 

On peut mettre les cadres forfaits jours en activité partielle (partielle ou totale). Il reste à voir comment calculer leurs indemnités. Pour les cadres dirigeants, l'article 8 de l'ordonnance dit que les salariés qui n'ont pas d'heures de travail peuvent bénéficier du chômage partiel, mais on attend une confirmation par décret qu'il s'agit bien des cadres dirigeants. 

 

On peut aussi imposer l’activité partielle aux salariés protégés, ce qui constitue une nouveauté. Mais attention, il y a une condition (article 6), on peut l’imposer aux salariés protégés dès lors qu’elle affecte tous les salariés de l’entreprise, de l’établissement, du service ou de l’atelier auquel est rattaché ou affecté l’intéressé.

 

💬 Peut-on faire une demande de congés garde d'enfant quand on télétravaille ? 

 

Quand on télétravaille, on ne peut pas faire d’arrêt garde d’enfant, le ministère estime qu'on peut garder ses enfants en même temps. D’ailleurs quand on fait une demande, l’employeur doit certifier que le salarié ne peut pas travailler à distance. 

 

💬 Que se passe t-il pour un salarié qui était en période d'essai et qui est maintenant en activité partielle ? 

 

Pendant l’activité partielle, la période d’essai est tout simplement suspendue. Quand l’entreprise repartira, la période d’essai reprendra.

 

💬 Peut-on faire une rupture conventionnelle en ce moment ? Qu'en est-il des délais ?

 

En principe il est possible de faire une rupture conventionnelle mais ça risque de prendre beaucoup de temps. L’ordonnance du 25 mars relative à la prorogation des délais échus, pose une question sur les ruptures conventionnelles, est-ce qu’elles sont concernées ou non par cette ordonnance ? 

 

L’article 3 de cette ordonnance vise les mesures d’instructions. Donc à mon sens, elle vise les ruptures conventionnelles car dans ce cas, il y a un délai d’instruction par l’inspection du travail. L'article 3 dit : les délais sont prorogés jusqu’à l’expiration d’un délai de 2 mois, suivant la fin de la période. La période est visée à l’article 1, c’est une période qui est entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un mois à compter de la date de cessation de l’état d’urgence, celle-ci étant fixée au 24 mai 2020. Cela voudrait dire que les ruptures conventionnelles, vont être prorogées et que les délais d’instruction commenceront à partir du 24 aout. 

Mais certaines DIRECCTE  vous disent que ça ne concerne pas les ruptures conventionnelles. Donc la meilleure chose à faire, c'est de vous rapprocher de votre DIRECCTE et de lui demander comment elle interprète cet article. 

 

💬 Si on a fait des promesses d'embauche pour Avril, peut-on les reporter à septembre ? 

 

Du côté du droit du travail il faudrait démontrer le côté imprévisible, extérieur et insurmontable. Pour les deux premiers critères c'est démontrable, en revanche le dernier pose plus de problème. Il faudrait prouver qu’on ne peut pas faire autrement que de rompre le contrat, mais aujourd'hui ce n'est pas possible puisque le recours à l'activité partielle existe. Le ministère a fait des communications sur ce point, il ne faut pas rompre les promesses d’embauche des salariés mais les placer en activité partielle. Il faut rappeler que les périodes d'essai ne commenceront pas. 

 

💬 Comment sont calculées les indemnités de l'activité partielle pour un salarié qui perçoit normalement un salaire variable ? 

 

On se base sur l’assiette des congés payés, c’est le même calcul. C’est le dernier mois de salaire qui est pris en compte avec les commissions perçues ce mois-là. On n’est pas sur une base de 3 mois de salaire ou sur une base de 12 mois.

 

💬 Peut-on mettre un établissement entier en activité partielle mais avec un roulement ? Par exemple, la moitié des salariés travaillent une semaine et l'autre moitié la suivante ? 

 

On peut fonctionner par roulement c’est tout à fait autorisé, vous l’expliquez lors de votre demande d’activité partielle. Il y a beaucoup d’entreprises qui le font.

 

💬 Un employeur peut-il refuser un congé garde d'enfant ? 

 

Le congé garde d’enfant ne peut pas être refusé. L’imposition des congés et des RTT pourra venir ensuite. Si, c'est d'abord le salarié qui a demandé un congé garde d’enfant,  il s’applique en premier. Par contre si l’employeur avait déjà demandé d’imposer des congés, c'est les congés imposés qui s'appliqueront en premier. 

 

💬 Quelle indemnisation de l'activité partielle pour des salariés aux 39h ? 

 

L’indemnité ne prend en charge que les 35h, elle ne prend pas au delà, sauf si l’employeur décide qu’il y a maintien de salaire à 100%. 

 

💬 Si une personne qui vient d'être embauché est en télétravail, est-ce pris en compte dans sa période d'essai ? 

 

La période d’essai n'est pas interrompue pendant cette période puisqu’elle peut travailler. Mais je conseillerai de la renouveler, parce que c’est délicat d’évaluer quelqu'un à distance pendant cette période, que ce soit côté entreprise ou collaborateur. 

 

💬 Comment doit-on signifier à un salarié qu'il est en activité partielle ? 

 

Soit de façon individuelle, soit de façon collective. Via une note, par exemple, pour expliquer notamment comment on s’organise quand on est en activité partielle "partielle". Les collaborateurs ont alors besoin de savoir comment les journées de travail vont s’organiser.


Quand c’est une activité partielle "totale", il vaut mieux faire une note générique qu’on adresse a tous via un mail par exemple ou potentiellement en appelant les salariés. 

 

💬 Comment doit-on signifier à un salarié qu'il doit reprendre le travail, à la suite d'une mise en activité partielle ?

 

Il doit être prévenu par mail, courrier ou appel téléphonique. L'entreprise peut s'aider de son CSE et des représentants du personnel. Pour une reprise d'activité, l'écrit est sans doute mieux que ce soit un courrier papier ou un recommandé électronique sur le site de la poste par exemple. 

 

💬 Un licenciement économique est-il possible en moment ? 

 

C'est déconseillé en ce moment, en tout cas, la cause ne doit pas être la crise du coronavirus, puisqu'il existe l'activité partielle pour palier à ce problème. Par contre si vous aviez déjà prévu des licenciements économiques avant, pour une autre raison, il est possible de le faire. Donc c’est plutôt déconseillé mais ce n'est pas interdit dans ce cas là.

 

 
 

Deuxième session : la prime exceptionnelle du pouvoir d'achat, le 9 mai 2020.

 

  • Avant la crise :

La prime exceptionnelle du pouvoir d’achat (également appelée “prime Macron” ou “prime Gilet Jaune”) était un dispositif incitatif, permettant aux entreprises de verser une prime aux salariés ayant une rémunération annuelle inférieure à 3 fois le SMIC Annuel ( 55 419 euros), à hauteur d’un plafond de 1000 euros exonérée de cotisation sociale et d'impôt sur le revenu. Les entreprises devaient disposer d'un accord d'intéressement pour verser ces primes.

 

  • Durant la crise : 

Afin d'inciter encore plus les employeurs à verser cette prime aux salariés n'ayant pas de salaires élevés (notamment dans le domaine de la santé pour le secteur privé) : tous les employeurs - même ceux qui n’ont pas d’accord d'intéressement peuvent verser cette prime. Le plafond exonéré est à hauteur de 2000 euros pour les entreprises qui ont un accord d'intéressement et pour toutes les autres il reste à 1000 euros.  

 

La prime peut être versée jusqu’au 31 août 2020. La date limite pour conclure un accord d’intéressement a été décalée au 31 août 2020. On peut le moduler en fonction des conditions de travail liées à l’épidémie du Covid-19, pour les salariés qui continuent de travailler pendant l’épidémie.

 

Pour les entreprises qui avaient déjà versé la prime avant la crise, il peuvent ajouter un complément entre 1000 et 2000 euros avant le 31 août, et il sera également exonéré de cotisations et d'impôts sur le revenu.

La condition de rémunération maximale reste applicable.

 

💬 Comment communiquer avec les CSE et les syndicats ? 

 

La consultation du CSE pour les entreprises de + de 50 salariés doit avoir lieu et peut intervenir à posteriori. On a deux mois à compter de la mise en place de l’activité partielle pour consulter son CSE.

 

Il faut communiquer au maximum : la transparence fonctionne toujours. La situation est inédite, on ne la maitrise pas et les choses évoluent au jour le jour parce que les règles légales évoluent au jour le jour. La transparence sera la clef.

 

Pour communiquer avec les CSE et syndicats vous pouvez utiliser la visioconférence à toutes les réunions des CSE (consultations en cours avant la crise) et réunions convoquées à partir de l’entrée en vigueur de l’ordonnance. Il est aussi possible de recourir à la téléconférence (téléphone) et la messagerie instantanée. Il n’est désormais plus possible de faire des réunions physiques, même pour les entreprises qui conservent leurs activités. L’application pratique dépend du dialogue social dans l’entreprise et cela dépend du secteur d’activité de votre entreprise (si les entreprises ne sont pas équipées, se pose la question de comment mettre en oeuvre ces nouvelles possibilités). 

 

💬Quels risques encourt l’entreprise et les salariés de travailler pendant les heures chômées ?

 

  • risques pénaux : escroquerie 5 ans d'emprisonnement et 750 000 euros d'amende
  • OU le délit de fraude : 2 ans d'emprisonnement et 30000 euros d'amende + interdiction d’obtenir des aides publiques pendant un délais de 5 ans. 
  • délit de travail dissimulé : au pénal et devant le conseil de prod'hom (6 mois de salaire) et remboursement de l’indemnisation versée de façon indue.

💬Qui peut être concerné par l'activité partielle ?

 

  • Les salariés en CDD ou CDI peuvent bénéficier d’un chômage partiel
  • La période sera suspendue et renaîtra au terme de l’activité partielle
  • Les contrats de 35h et 39h sont aussi concernés par l’activité partielle
  • Les stagiaires ne sont pas concernés
  • Contrat pro : sont aussi concernés
  • Les délégués du personnel sont aussi concernés par l’activité partielle
  • Les personnes en rupture conventionnelle peuvent être placées en activité partielle

>> VISIONNER LE REPLAY

 

Jeudi 7 mai 2020 - Troisième session : la reprise post-confinement. 

Jeudi 7 mai, Sabrina Kemel et Elise Mariot, avocats en droit social ont partagé toutes les astuces et informations nécessaires pour réussir votre déconfinement (protéger ses collaborateurs, assurer la reprise de l'activité, limiter les risques contentieux).

Elles ont notamment répondu aux questions suivantes : 

  • Comment concilier productivité, santé et sécurité des employés ?
  • Comment éviter le droit de retrait et de manière générale les risques de contentieux ?
  • Conseils pour une reprise du travail sereine
  • Les employeurs peuvent-ils reporter les congés d’été ?
  • Focus licenciement, ruptures conventionnelles, période d’essai
  • Quelles autres possibilités : baisse des salaires ? Fixe et variable, plan de commission, bonus…

>>VISIONNER LE REPLAY

 

Le télétravail pour la continuité de l'activité : témoignages et conseils d'experts

Le témoignage de Nathalie Ramond, DRH MSC Croisières sur le management à distance

outofoffice-Nathalie-RamondComme beaucoup d'entre nous, Nathalie RAMOND, DRH France et Belgique de MSC Croisières, a découvrir soudainement les joies et les peines du télétravail, les défis que représentent la collaboration et le management à distance et plus que jamais la recherche d'un équilibre vie privée / vie professionnelle. Se pose aussi la question du maintien du lien entre les collaborateurs et l'organisation. Voici son retour d'expérience qui fait sans doute écho au quotidien de beaucoup d'entre nous.

Ses impressions sur les premiers jours 

Beaucoup de choses ont marqué et manqué à Nathalie depuis le début de la période de confinement. Comme le fait de ne plus pouvoir se rendre au bureau, ne plus croiser ses collègues et collaborateurs, de ne plus pouvoir communiquer de la même manière. Elle a aussi du composer avec le fait de devoir manager à distance dans une période d'incertitudes, de changement profond et continu (contraintes législatives, sanitaires, etc). Côté personnel, Nathalie trouve le télétravail très intrusif; sa famille vit ce qu'elle fait au quotidien, ce qui pose parfois problème au niveau de confidentialité des échanges. Selon Nathalie "cette période de confinement est comme un laboratoire domestique et professionnel qui pourrait à l’avenir créer plus d’égalité".

Des journées de travail différentes

Chaque journée débute par « un coffee time » virtuel avec le comité de Direction durant lequel ils abordent la gestion des problèmes immédiats, la continuité de la vie de l’entreprise ainsi que la préparation de l’avenir.

S'en suit un point avec l’équipe RH sur les dossiers en cours, la priorisation des multiples tâches (santé, activité partielle veille juridique, relations sociales, échanges et réponses aux collaborateurs inquiets ...).

Les effets immédiats de la crise 

" Alors même que nous venions 15 jours auparavant de commencer la montée en puissance du télétravail pour une partie de nos équipes, toute l’entreprise a du passer en télétravail, à la vitesse éclair, Par conséquent, ce télétravail qui n'avait été conçu que pour un nombre limité de collaborateurs a volé en éclats. Il a fallu l’étendre à tous en prenant en compte les contraintes liées à ce développement soudain et forcé.

La dématérialisation des processus RH est devenue indispensable. Et là encore, nous avons bousculé notre calendrier de projets RH. Nous avons accéléré la dématérialisation des bulletins de paie et le passage à la carte Ticket Restaurant."

 

Nathalie Ramond, DRH

MSC Croisières

Une période pleine de défis

La problématique numéro 1 est de faire face à cette crise sanitaire en protégeant la santé des collaborateurs pour éviter que le virus ne se propage. D’un point de vue personnel, comme pour nous tous, le manque de liberté est difficile à vivre.

Une actualité et des règlementations qui évoluent très vite

La veille concernant les règlementations est quasi quotidienne pour Nathalie, car il y a des nouveautés pratiquement tous les jours. L'échange de bonnes pratiques entre contacts RH de tous horizons permet également de se tenir au courant.

 

>> Retrouvez l'article complet et tous les conseils de Nathalie

Les conseils de nos collaborateurs internes pour un télétravail réussi durant la crise

Chez PeopleDoc, nous collaborons depuis plusieurs années avec des télétravailleurs permanents (ou remote workers), et pour nous aider à travailler dans des conditions optimales, ils nous ont partagé leurs meilleurs conseils. 

En voici le top 10 :

10. Déplacez-vous ! 🚶‍♀️🚶‍♂️

Au bureau vous vous déplacez régulièrement sans forcément vous en rendre compte : pour aller en réunion, parler à un collègue, aller à la cafétéria, parfois même simplement pour faire un tour. Chez soi, c'est le contraire, on a tendance à rester assis sur une même chaise toute la journée. Levez-vous régulièrement et travaillez depuis différents endroits de votre logement, vous verrez, vous vous sentirez moins fatigué et vos jambes pourront se dégourdir.

9. Ouvrez vos fenêtres ! 🏠

Lorsqu'on est en télétravail, on sort peu de chez soi : ouvrez régulièrement vos fenêtres, et travaillez à côté si c'est possible. Si vous avez une terrasse, un jardin ou même un balcon, allez y pas travailler quelques heures quand le temps s'y prête.

8. Habillez-vous ! 👔

La tentation est grande de rester en pyjama quand on travaille de chez soi. Il vaut tout de même mieux garder la même routine que lors de vos journées "classiques" : habillez-vous, brossez-vous les dents, coiffez-vous, même si vous ne rencontrerez personne dans la journée. Cela évitera un certain laissez-aller.

7. Créez des interactions sociales avec vos collègues ! 💬

Maintenez des interactions sociales (autres que les réunions) avec vos collègues. Le travail à domicile peut vite devenir solitaire, notamment si vous vivez seul. N'hésitez pas à demander aux collègues que vous appréciez de faire des visio-conférences pour discuter, manger en même temps, boire un café... Il est important de conserver des liens avec ses collègues.

6. Délimiter un espace de travail ! 💻

Nous vous disions dans le conseil numéro 10 de bouger régulièrement dans une journée, il est tout de même conseillé de délimiter une zone principale de travail. C'est ici que vous pouvez commencer vos journées, mais surtout entreposer toutes vos affaires professionnelles. Avoir une zone principale de travail, permet aussi de la quitter en fin de journée et de ne pas rester "connecté" après les heures de travail.

5. Planifier votre journée ! 🗓️

Quand on est en télétravail, on a souvent l’impression que nos journées sont extensibles et que si l’on se distrait quelques minutes, on pourra compenser à un autre moment. Et puis on se rend compte que finalement, on n'a pas été productif, ou qu'au contraire, on a travaillé sans faire de pause. Pour éviter cela, planifiez votre journée, élaborez une liste de "tâches" à faire, en vous basant sur ce que vous feriez au bureau et consultez la régulièrement au cours de la journée pour savoir où vous en êtes.

4. Armez-vous des bons outils ! 🔧

Utilisez avec vos collègues des solutions de documents partagés, des outils pour faire des visio-conférences, utilisez des applications pour faire des brainstorming à distance. Vous pouvez également créer des conversations de groupe pour partager vos idées, vos problèmes, vos questions ou même simplement pour vous saluer.

3. Prenez des pauses ! 🛏️

De nombreux travailleurs constatent qu'ils consacrent plus d'heures à travailler à distance que lorsqu'ils sont au bureau. Ne culpabilisez pas si vous répondez à un collègue dans l'heure ou même la demi-journée, c'est ce que vous feriez si vous étiez au bureau. 

N'hésitez pas à prendre des pauses quand vous en avez besoin. Faites votre vaisselle, votre lessive, vous pouvez même faire une petite sieste, vous êtes chez vous ! Des études prouvent que faire des pauses est le meilleur moyen de rester efficace. Veuillez tout de même à ne pas en abuser : prévoyez ces temps de pause mais ne les dépassez pas.

2. Communiquez davantage ! 🗣️

Vous devez communiquer de manière excessive avec votre équipe pendant un certain temps jusqu'à ce que vous ayez tous adopté ce nouveau format de travail. Faites des one-to-one plus réguliers mais moins longs que d'ordinaire. Faites également des points d'équipes plus souvent, vous pouvez même en faire un par jour pour lancer la journée. Tenez-vous au courant de vos avancées et de vos projets et continuer à créer du lien même de loin 

1. Fixez-vous des horaires et respectez-les ! ⏰

Quand on travaille chez soi, on peut avoir des difficultés à arrêter de travailler. Cela peut rapidement vous épuiser et surcharger votre esprit. Si vous avez un bureau où vous travaillez, quittez cette pièce à la fin de votre journée et n'y retournez plus. Si vous n’avez pas de bureau, fermez votre ordinateur portable et rangez-le. Notez bien vos horaires dans votre agenda pour que personne ne vous dérange en dehors de ceux-ci.

Beaucoup de télétravailleurs négligent leur pause repas et travaillent en mangeant. Faites une vraie pause, et profitez-en pour vous détendre : faire une activité sportive, lire, regarder un épisode d'une série voire même faire une sieste. 

 

>> Découvrez également les conseils pour mener à bien vos réunions à distance dans cet article

 

Appel à témoignage : management à distance, gestion de la crise, équilibre vie privée / vie professionnelle

Faites profiter la communauté RH de votre expérience du télétravail. Les conseils pratiques, ressources utiles pour se détendre, occuper la famille, travailler plus efficacement, garder le contact… Dites-nous tout !

Motivé(e) ? Écrivez-nous à cette adresse email : goze.kacmaz@people-doc.com Nous vous communiquerons une liste de questions pour vous guider, si vous le souhaitez, nous pouvons aussi publier votre tribune libre telle quelle. Votre prose sera publiée sur notre blog dans les 24h à 48h. :)

Attraction et fidélisation des talents

Dream Team, la nouvelle bible des managers

PeopleDoc a organisé fin avril, son premier HR Book club. Pour cette première édition virtuelle, nous avons invité Ludovic Girodon, auteur de Dream Team, un ouvrage de 300 pages qui nous apprend à construire et engager l'équipe idéale. A travers plus de 400 témoignages, Ludovic nous partage les conseils et les secrets des managers pour recruter, intégrer, développer et fidéliser l'équipe de vos rêves. Des conseils utiles aussi bien aux managers qu'aux RH. 

 

Au programme :  guerre des talents, onboarding, développement des collaborateurs, management (et management à distance, compte tenue du contexte actuel) et une réflexion sur le rôle du digital .

 

Vous avez raté notre HR Book Club ? Vous pouvez encore visionner le replay. 
Regarder le replay
 

Nous avons regroupé pour vous les points clés du webinar :

 

1- LA GUERRE DES TALENTS

Terme de plus en plus tendance, la guerre des talents est une réalité pour les départements RH. On cherche souvent "le mouton à 5 pattes" et on se dispute les meilleurs talents. Choisir les bons profils et faire en sorte qu'ils veuillent travailler pour nous, est la première étape dans la constitution de sa Dream team.

 

> Définir les profils recherchés

Avant de rédiger votre offre d'emploi, il est fortement recommandé, de définir dans un premier temps, le profil recherché afin d'obtenir des candidatures pertinentes.

Cette étape permet de lister les compétences que l'on souhaite voir chez les candidats et surtout de les classer : d'un côté les indispensables, d'un autre celles qui le sont moins. L'état d'esprit d'un candidat ne doit pas être négligé.

🔎 Vous pouvez utiliser une scorecard en plaçant d'un côté les soft skills et de l'autre les hard skills. Pondérez votre tableau en utilisant un système de cartons rouges, jaunes et verts qui indiqueront quelles compétences sont indispensables, fortement recommandées ou simplement un plus.

 
>Définir un véritable processus de recrutement 

Préparez en amont votre processus de recrutement, qui tournera autour de 3 questions : 

- Quoi ? les critères à évaluer : Hard et Soft Skills + motivations, adéquation avec les valeurs de l'entreprise et avec les membres de l'équipe.

- Qui : qui va participer au processus de recrutement ? (RH, managers, personne de votre équipe, etc).

- Comment : sous quel format souhaitez-vous que le recrutement se déroule et en combien d'étapes ? 

 

> Offrir une véritable expérience candidat

Un candidat qui vit une expérience exceptionnelle la partagera autour de lui qu'il soit retenu ou non. Mais l'inverse est valable aussi !

🔎 Quelques conseils pour offrir une bonne expérience candidat : 

- Restez transparent tout au long du processus, 

- Personnalisez les entretiens et préparez-les.  

- Ne laissez pas le candidat avec des questions sans réponse. 

- Après l'entretien, faites des feedback régulier au candidat.

- Répondez à tout le monde même en cas de refus et évitez les messages automatiques autant que possible.

 

2 - ONBOARDING ET INTEGRATION

4 % des salariés quittent leur travail après une première journée catastrophique ! Tandis que 70 % des collaborateurs hésitent à rester ou quitter l'entreprise lors des 6 premiers mois. Ces chiffres sont souvent liés à une mauvaise intégration dans l'entreprise. 

A l'inverse une entreprise qui propose un onboarding efficace a 33 % de collaborateurs engagés en plus que les autres.

 

> L'onboarding commence dès l'accord du candidat. Les RH ont besoin d'un certain nombre d'informations et de documents de la part du nouveau collaborateur, il faut lui envoyer et lui faire signer son contrat et tout un tas d'autres documents. C'est ce qui constitue aussi la partie administrative de l'onboarding, elle doit être simplifiée et automatisée au maximum pour une meilleure expérience collaborateur. 

> La première semaine est importante dans un onboarding, mais il doit se poursuivre au-delà. Idéalement un onboarding dure 3 mois. La première semaine doit être réservée à compréhension du fonctionnement de l'entreprise et à la découverte du poste. Les semaines suivantes doivent être consacrées à la prise en main du poste puis à l'épanouissement du collaborateur au sein de sa nouvelle équipe. 

> Tout le monde doit pouvoir bénéficier d'un onboarding car tout le monde en a besoin, quel que soit le poste ou le service concerné. 

> L'onboarding doit être réfléchi, structuré. Il y a une base que tout le monde doit avoir pour commencer dans les meilleures conditions et d'autres éléments qui vont varier selon le poste ou le service.

 

Retrouvez plus de conseils dans cet article : Dream Team, comment fidéliser et constituer son équipes idéale ?

 

3- ENGAGEMENT ET DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES DE VOS COLLABORATEURS

Près de 90 % des collaborateurs ne sont pas engagés dans leur entreprise ! La notion d'engagement est devenue primordiale aussi bien auprès des Ressources Humaines que des Managers. Elle repose sur 5 piliers principaux : le sens, la reconnaissance, la responsabilisation, le développement et le lien sociale. L'ensemble de ces piliers reposent eux-même sur un socle commun : celui de la confiance.

 

> Développer vos collaborateurs 

Aider ses collaborateurs à développer leurs compétences et à évoluer est indispensable : un collaborateur qui a le sentiment de ne plus rien apprendre, a déjà un pied dehors ! 

Si vous n'avez pas la possibilité de faire évoluer des collaborateurs hiérarchiquement, permettez leur de travailler sur des projets transverses.

 

🔎 Manager un collaborateur à distance 

On pourrait croire que les besoins d'un collaborateur sont différents lorsqu'il travaille à distance, mais ce n'est pas le cas. Les besoins des collaborateurs, comme des managers d'ailleurs, restent les mêmes. Ce qui change, en revanche, c'est que tout est exacerbé ! On parle alors de "management augmenté". La communication, voire la sur-communication, la présence (virtuelle) auprès des collaborateurs et l'instauration d'une confiance commune sont le plus importants. 

 

> Créer du lien et de la confiance

Lorsqu'ils font le choix d'une entrepris, l’ambiance entre collègues est plus importante que le salaire, pour une majorité des millenials, Aidez vos équipes à créer du lien et aidez les collaborateurs à avoir confiance en vous et en l'entreprise grâce à trois piliers : la transparence, l'empathie et la cohérence.

 

> Engagez vos collaborateurs

Pour faire en sorte que vos collaborateurs soient engagés, il y a 5 grands éléments à retenir. Pour faciliter leur mémorisation, Ludovic Girodon les a réunis sous le signe D.R.E.A.M :

 

 

-Direction : le sens qu'on donne, qu'on partage autour de son poste, de son entreprise. On peut travailler sur les 4 WHY (raison d'être de l'entreprise, de l'équipe, du poste du collaborateur et a raison d'être de chaque demande). 

 

-Reconnaissance : valoriser son collaborateur. 

 

-Environnement Social : nous avons tous des sentiments et nous avons besoin de les partager avec les autres. La mise en place de rendez-vous moins formels entre les membres de son équipe permet d'instaurer une bonne ambiance de travail, qui est primordiale.  

 

-Autonomie : responsabiliser les collaborateurs en personnalisant son approche et laissant aux collaborateur, l'autonomie dont ils ont besoin. 

 

-Montée en compétences : les collaborateurs doivent continuer à apprendre, continuer à monter en compétences : formations digitales certifiantes, webinar, cours en lignes, conférences, formation auprès d'un collègue, d'une autre équipe, etc. 

 

Pour découvrir tous les conseils de Ludovic Girodon sur le sujet lisez cet article : engager et développer les compétences de ses collaborateurs.

Notre livre d'activité à faire en famille

Les collaborateurs de PeopleDoc ont conçu #OutofOffice: BreakTime pour vous ! En plus de vous fournir des jeux pour RH, nous avons aiguisé nos crayons pour réaliser une série de dessins pour petits et grands. Nous espérons que ce cahier vous permettra de vous détendre.

Notre cahier d'activités en libre-accès : mots-croisés, test de personnalités pour RH et coloriages pour enfants (et grand enfants) ! 

Télétravail et méthodes de management

Télétravail, la partie immergée de l'iceberg ? Intervention de Jean de Maupeou, Facilitateur & Associé - FlexJob 

 

En raison du contexte actuel, le télétravail est devenu une réalité qui s'est imposée à plus de 5 millions de personnes, d'après un sondage Odoxa-Adviso Partners. Il ne s'agit pas pour autant d'un télétravail ordinaire; mais pour la plupart des cas d'une mesure d'urgence pour favoriser la continuité de l'activité des entreprises. Cette expérience grandeur nature nous invite à nous poser des questions sur le télétravail. Va-t-il devenir la norme ? Comment s'assurer qu'il soit efficace ? Et surtout qu'est-ce que le télétravail nous apprend des méthodes de management ?

 

Jean de Maupeou, Facilitateur & Associé chez FlexJob et Rémi Malenfant, HR Transformation Services Manager chez PeopleDoc ont répondu à ces questions lors d’un webinar.

 

Pourquoi mettre en place le télétravail ?

 

Selon une enquête réalisée par notre maison mère UltimateSoftware ; 40% des personnes interrogées qui sont en télétravail ont été promues l’an passé. Contrairement aux idées reçues le télétravail offre donc l’opportunité de promotion car l’on est plus productif.

 

Avec le confinement et le télétravail “forcé” on constate un changement de mentalité. Les collaborateurs comme les employeurs y trouvent leurs intérêts et arguments.

En période de guerre des talents, le télétravail et l’autonomie qu’il offre deviennent un véritable moyen de différenciation.

 

Voici quelques avantages offerts par le télétravail :

 

Pour l’employeur :

  • un engagement accru
  • une plus grande productivité
  • un gain d'image
  • d’après le ministère de l’économie, le télétravail permettrait de réduire l’absentéisme d'environ 20%
  • moins de retard lié aux transports
  • si l’entreprise ne possède pas de locaux aménagés aux personnes handicapées, elle peut les recruter grâce au télétravail
  • une meilleure gestion des déménagements et des transferts d'activité (éviter les licenciements liés au changement de zone géographique par exemple). 
  • une réduction des frais généraux et des dépenses (pas de frais de transport pour l’employeur, moins de frais pour l'aménagement de locaux…) 

 

Pour le collaborateur : 

  • réduction du temps de transports et donc moins de stress et de retards
  • conciliation vie professionnelle - vie personnelle : aider un proche malade, pouvoir s’occuper de ses enfants
  • un gain en autonomie et en responsabilité
  • limitation des nuisances sonores, liés à l'open space

 

Les contraintes du télétravail :

Le télétravail peut aussi apporter des contraintes, voici les résultats d'une enquête réalisée Malakoff Médéric-Humanis  :

  • problèmes techniques liés à l'informatique
  • charge de travail supérieure
  • difficultés d'organisation
  • risques psychologiques liés à l'isolement, à la non-déconnexion 
  • ne pas réussir à maîtriser la barrière vie personelle - vie professionnelle. 
  • les communication par chat, messageries instantanée peuvent créer des malentendus, les notifications incessantes peuvent être un facteur de stress
  • difficile à mettre en œuvre (environnement peu propice au travail pour certains foyers)

 

Lors de ce webinar, nous avons fait un sondage, et selon les participants, le principal challenge du télétravail est lié à la perte de lien social avec les collaborateurs pour 52% d'entre eux.

Il est primordial de s'adapter à ce nouveau dispositif, à partager l’information, mettre en place de règles de communication, afin que tous les collaborateurs aient accès aux bons outils, à la bonne information, au bon moment pour travailler de manière optimale.

 

En France, avant le Covid-19, il y avait beaucoup de réticence, de la part des managers qui se demandaient : comment engager et co-construire l’engagement ?

 

Il est important de penser à la maille des équipes : de créer une charte et des bonnes pratiques. L'objectif est de co-construire les pratiques avec l’équipe, cela offre à chacun une liberté pour organiser le travail. En effet, tous les départements n’ont pas les mêmes enjeux et besoins, c’est pourquoi chaque équipe doit créer son propre cadre et ses pratiques.

 

Comment gérer la diversité dans son équipe ?

 

Lors d’un dispositif de télétravail, l’entreprise et le manager accordent leur confiance aux collaborateurs, mais l’inverse est vrai aussi. Le collaborateur accorde sa confiance, c’est pourquoi il est important de repenser cette relation.

 

Nous ne sommes pas tous égaux face au télétravail mais on est tous capables d’évoluer. On le constate souvent, au début de la mise en place d'un dispositif de télétravail (surtout dans ce contexte particulier) certains collaborateurs qui ont ce besoin de créer du lien, de se rendre chez le client, de communiquer avec leurs collègues autour d'un café, n'arrivent pas à s'organiser seuls, à distance. Il est impératif de communiquer avec chaque collaborateur pour connaitre leurs ressentis et les accompagner.

Jean de Maupeou propose donc de faire une auto-évaluation. On peut le construire avant de passer au télétravail : proposer au futur télétravailleur de s'auto-évaluer ou le faire au cours du dispositif comme point de suivi. On peut l'interroger sue son degré d’autonomie sur le poste, les outils informatiques qu'il a disposition et sur sa maîtrise et sa relation avec les équipes. Cette auto-évaluation est aussi un bon révélateur sur le travail à distance, le fonctionnement de l’équipe et les aspirations de chacun.

Il est également important, de prêter attention à la répartition de la charge de travail des collaborateurs, surtout quand seulement certaines travaillent à distance. En effet, il arrive souvent que les collaborateurs à distance aient une charge plus élevée car il y a moins de communication avec eux.

 

Attention aux méthodes de communication

 

Comme nous n'avons pas de liens immédiats avec nos collègues la communication peut sembler compliquée. On peut souvent faire face à des malentendus et mauvaises interprétations des messages. Jean de Maupeou encourage donc ses équipes à parler des émotions et ressentis qu’ils peuvent avoir pour éviter toute pression. Cette période peut donner la possibilité de faire entrer les émotions dans l’organisation, cela peut permettre de comprendre la perception des collaborateurs sur la communication au sein de l'équipe, des méthodes de management, la charge de travail etc. Il s'agit de la partie immergée de l'iceberg.

Le télétravail met alors en lumière nos méthodes de travail de manière générale. Ces difficultés qui existaient déjà avant, se soulignent par le biais de la distance, c'est pourquoi la communication est importante. 

 

Le rôle des RH

 

La mise en place du télétravail est il un sujet entièrement managériales ou aussi pour les RH ? C'est la question que l'on a posé à l'audience. Selon ce sondage, l'accompagnement des managers 41% et droit du travail et social 31% sont la principale valeur ajoutée des RH pour la mise en place d'un dispositif de télétravail.

 

L'aspect juridique, de santé au travail, le droit à la déconnexion offrent un rôle de conseil de la part des Ressources Humaines. Les équipes RH permettent d'enrichir les pratiques du travail à distance. Elles ont un rôle d'accompagnement et d'animateur interne.

 

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