Dans nos MegaTrends, nous avons évoqué à quel point la confiance est devenue un sujet clé sur le lieu de travail. En effet, dans son baromètre de la confiance, Edelman nous apprend que nous sommes actuellement confrontés à une crise de confiance. Et paradoxalement, les collaborateurs n'ont jamais eu autant confiance en leurs employeurs, qu'aujourd'hui. 76 % des sondés disent que l'institution à laquelle ils font le plus confiance est leur employeur. Il s'agit donc d'une grande responsabilité mais aussi et surtout une opportunité à saisir pour les RH de se mettre en avant et conserver ce niveau de confiance.
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises ont entamé leur retour à la "normale". Pour faire face à cette crise et reprendre l'activité sereinement, nous avons décelé trois enjeux cruciaux pour les RH au cours des derniers mois :
Nous nous sommes interrogés sur la façon dont les outils digitaux comme les solutions de PeopleDoc pouvaient aider les RH durant cette crise, sur ces 3 éléments. Nous avons examiné la façon dont nos clients ont tiré parti de notre plateforme pendant les premières semaines de la crise.
Grâce à la base de connaissances PeopleDoc, les équipes RH peuvent partager des informations avec les collaborateurs via différents articles personnalisés en fonction de leurs caractéristiques. Ainsi, il est par exemple possible de mettre en place une politique spécifique pour les travailleurs à distance et une autre pour les collaborateurs travaillant dans les bureaux.
Selon Alexis Charrier, responsable de l'équipe BI et Data Analytics de PeopleDoc by Ultimate Software, "beaucoup de nos clients ont créé des contenus dédiés à la situation COVID-19 et les collaborateurs les lisent : + 25000% de vues entre février et mars ! Actuellement, les articles relatifs au COVID-19 sont beaucoup plus populaires que tous les autres".
Ce n'est pas vraiment surprenant, mais cela nous démontre que nos clients utilisent la base de connaissances comme une source d'informations importante pour les collaborateurs, et que ces derniers utilisent cette base de connaissance pour lire les communications officielles des RH et de la direction.
Parallèlement, la plupart des entreprises communiquent énormément durant cette crise par le biais d'outils de visioconférence, des mails ou même de vidéos. Ces outils de communication sont très efficaces et essentiels pour maintenir un lien entre les collaborateurs, les managers, les RH et les dirigeants.
Nous avons analysé notre solution de Case Management qui permet aux collaborateurs d'effectuer des demandes aux RH depuis n'importe quel device et ce à tout moment.
Dans une situation normale, ce module aide nos clients à gérer les demandes qu'ils reçoivent en les adressant automatiquement au bon gestionnaire RH et en leur permettant de hiérarchiser les demandes. Cela permet aussi d'organiser la charge de travail des équipes. Durant cette crise, ils ont pu répondre rapidement et efficacement aux collaborateurs et gérer les volumes importants de requêtes dans un délai très court.
Selon Alexis Charrier, le nombre de demandes des salariés concernant le Covid-19 a vu une hausse de +6 900 % entre février et mars. "Et la tendance n'est pas à la baisse. Le pic n’a pas encore été atteint".
Les collaborateurs s'interrogeaient notamment sur la sécurité au travail, sur la possibilité ou non de se rendre dans les bureaux, ce qu'il adviendrait de leurs congés, sur les pratiques du télétravail... En utilisant un système de gestion des cas, les équipes RH ont pu automatiser les questions les plus récurrentes et ainsi gagner du temps pour se concentrer sur d’autres problématiques plus complexes.
Comme beaucoup d'entre nous, Nathalie RAMOND, DRH France et Belgique de MSC Croisières, a découvrir soudainement les joies et les peines du télétravail, les défis que représentent la collaboration et le management à distance et plus que jamais la recherche d'un équilibre vie privée / vie professionnelle. Se pose aussi la question du maintien du lien entre les collaborateurs et l'organisation. Voici son retour d'expérience qui fait sans doute écho au quotidien de beaucoup d'entre nous.
Beaucoup de choses ont marqué et manqué à Nathalie depuis le début de la période de confinement. Comme le fait de ne plus pouvoir se rendre au bureau, ne plus croiser ses collègues et collaborateurs, de ne plus pouvoir communiquer de la même manière. Elle a aussi du composer avec le fait de devoir manager à distance dans une période d'incertitudes, de changement profond et continu (contraintes législatives, sanitaires, etc). Côté personnel, Nathalie trouve le télétravail très intrusif; sa famille vit ce qu'elle fait au quotidien, ce qui pose parfois problème au niveau de confidentialité des échanges. Selon Nathalie "cette période de confinement est comme un laboratoire domestique et professionnel qui pourrait à l’avenir créer plus d’égalité".
Chaque journée débute par « un coffee time » virtuel avec le comité de Direction durant lequel ils abordent la gestion des problèmes immédiats, la continuité de la vie de l’entreprise ainsi que la préparation de l’avenir.
S'en suit un point avec l’équipe RH sur les dossiers en cours, la priorisation des multiples tâches (santé, activité partielle veille juridique, relations sociales, échanges et réponses aux collaborateurs inquiets ...).
" Alors même que nous venions 15 jours auparavant de commencer la montée en puissance du télétravail pour une partie de nos équipes, toute l’entreprise a du passer en télétravail, à la vitesse éclair, Par conséquent, ce télétravail qui n'avait été conçu que pour un nombre limité de collaborateurs a volé en éclats. Il a fallu l’étendre à tous en prenant en compte les contraintes liées à ce développement soudain et forcé.
La dématérialisation des processus RH est devenue indispensable. Et là encore, nous avons bousculé notre calendrier de projets RH. Nous avons accéléré la dématérialisation des bulletins de paie et le passage à la carte Ticket Restaurant."
Nathalie Ramond, DRH
MSC Croisières
La problématique numéro 1 est de faire face à cette crise sanitaire en protégeant la santé des collaborateurs pour éviter que le virus ne se propage. D’un point de vue personnel, comme pour nous tous, le manque de liberté est difficile à vivre.
La veille concernant les règlementations est quasi quotidienne pour Nathalie, car il y a des nouveautés pratiquement tous les jours. L'échange de bonnes pratiques entre contacts RH de tous horizons permet également de se tenir au courant.
>> Retrouvez l'article complet et tous les conseils de Nathalie
Virginie est Senior HR Generalist basée à New York. Virginie a un pied en Amérique où elle travaille directement avec les leaders et un pied en Europe où elle supervise une équipe de 2 personnes.
> D’un point de vue professionnel, cette crise est arrivée soudainement, mais tout le monde dans l'entreprise a dû, et a su s’adapter rapidement à cette situation exceptionnelle.
"Chez PeopleDoc, il est vrai qu’on a déjà une culture du télétravail. En France, une grande partie des équipes R&D sont en remote work permanent et le télétravail occasionnel existait déjà. Aux Etats-Unis près de 40% des équipes sont aussi en remote work. On avait donc déjà une certaine habitude de ce dispositif, mais pour tous les autres, il a fallu s’adapter et nous avons réussi à le faire."
> D'un point de vue personnel, Virginie a été marquée par l’élan de solidarité aux US où beaucoup de gens se sont retrouvés, du jour au lendemain, dans des situations très difficiles. Beaucoup d’initiatives ont été mises en place pour aider ces personnes, par le biais de cagnottes par exemple.
Virginie participe chaque matin aux réunions avec les collaborateurs basés en Europe, et cette fois-ci avec sa fille de 12 mois dans ses bras ! Travailler avec ses enfants à ses côtés, "n’est pas évident à gérer vu la taille des appartements à New York".
"Cette réduction de la frontière entre vie privée et vie professionnelle n’arrive pas qu’à moi. Je vois fréquemment dans mes réunions virtuelles, les enfants de mes collègues qui vont et qui viennent. Il y a aussi le fait que lorsqu'on fait une visio-conférence, on voit chez les gens, on voit une cuisine, un salon, ... Pour certains le télétravail peut paraitre très intrusif. Ce mélange entre vie personnelle et vie professionnelle est vraiment exacerbé par cette situation de confinement, ce n’est pas autant le cas quand on télétravaille en temps normal. "
Virginie était déjà habituée à travailler avec des collègues à distance, puisqu'une partie de l'équipe est en Europe. Cependant quelques réaménagements ont eu lieu : la cadence des meetings a augmenté, passant de un meeting par semaine à une réunion chaque matin. L'objectif était de valoriser la sur-communication, qu'elle estime être très importante dans un contexte comme celui-ci.
Les équipes de Virginie ont recommandé aux managers de garder le plus possible un contact avec leurs collaborateurs, afin d'éviter que certains employés soient isolés, et dans le but que les managers puissent repérer ce type de problème à distance, pour les aider.
L'importance du côté humain et de prendre soin des collaborateurs est encore plus mis en avant durant cette période. Beaucoup de thèmes sont mis encore plus mis avant durant cette crise : balance entre la vie professionnelle et personnelle, le renforcement des valeurs de l'entreprise, le rôle des managers, etc.
Chez PeopleDoc et Ultimate Software, le bien-être est bien au coeur de l'ADN avec le slogan "People First". Cette crise a renforcé cette vision et mission.
Le plus grand challenge pour nous est que nous cumulons la situation Covid-19 et l’intégration avec Kronos qui s'est faite le 1er avril, en plein confinement, ce que nous n'avions pas du tout anticipé.
Une intégration demande déjà beaucoup de travail, implique énormément de changements et peut générer des incertitudes de la part des équipes. Il était donc primordial de ne pas perdre le lien avec les collaborateurs et de les rassurer au maximum en sur-communiquant, au travers du management.
Garder une approche humaniste et rassurer ses équipes.
>>Découvrir l'interview complet de Virginie
Chez PeopleDoc, nous collaborons depuis plusieurs années avec des télétravailleurs permanents (ou remote workers), et pour nous aider à travailler dans des conditions optimales, ils nous ont partagé leurs meilleurs conseils.
En voici le top 10 :
Au bureau vous vous déplacez régulièrement sans forcément vous en rendre compte : pour aller en réunion, parler à un collègue, aller à la cafétéria, parfois même simplement pour faire un tour. Chez soi, c'est le contraire, on a tendance à rester assis sur une même chaise toute la journée. Levez-vous régulièrement et travaillez depuis différents endroits de votre logement, vous verrez, vous vous sentirez moins fatigué et vos jambes pourront se dégourdir.
Lorsqu'on est en télétravail, on sort peu de chez soi : ouvrez régulièrement vos fenêtres, et travaillez à côté si c'est possible. Si vous avez une terrasse, un jardin ou même un balcon, allez y pas travailler quelques heures quand le temps s'y prête.
La tentation est grande de rester en pyjama quand on travaille de chez soi. Il vaut tout de même mieux garder la même routine que lors de vos journées "classiques" : habillez-vous, brossez-vous les dents, coiffez-vous, même si vous ne rencontrerez personne dans la journée. Cela évitera un certain laissez-aller.
Maintenez des interactions sociales (autres que les réunions) avec vos collègues. Le travail à domicile peut vite devenir solitaire, notamment si vous vivez seul. N'hésitez pas à demander aux collègues que vous appréciez de faire des visio-conférences pour discuter, manger en même temps, boire un café... Il est important de conserver des liens avec ses collègues.
Nous vous disions dans le conseil numéro 10 de bouger régulièrement dans une journée, il est tout de même conseillé de délimiter une zone principale de travail. C'est ici que vous pouvez commencer vos journées, mais surtout entreposer toutes vos affaires professionnelles. Avoir une zone principale de travail, permet aussi de la quitter en fin de journée et de ne pas rester "connecté" après les heures de travail.
Quand on est en télétravail, on a souvent l’impression que nos journées sont extensibles et que si l’on se distrait quelques minutes, on pourra compenser à un autre moment. Et puis on se rend compte que finalement, on n'a pas été productif, ou qu'au contraire, on a travaillé sans faire de pause. Pour éviter cela, planifiez votre journée, élaborez une liste de "tâches" à faire, en vous basant sur ce que vous feriez au bureau et consultez la régulièrement au cours de la journée pour savoir où vous en êtes.
Utilisez avec vos collègues des solutions de documents partagés, des outils pour faire des visio-conférences, utilisez des applications pour faire des brainstorming à distance. Vous pouvez également créer des conversations de groupe pour partager vos idées, vos problèmes, vos questions ou même simplement pour vous saluer.
De nombreux travailleurs constatent qu'ils consacrent plus d'heures à travailler à distance que lorsqu'ils sont au bureau. Ne culpabilisez pas si vous répondez à un collègue dans l'heure ou même la demi-journée, c'est ce que vous feriez si vous étiez au bureau.
N'hésitez pas à prendre des pauses quand vous en avez besoin. Faites votre vaisselle, votre lessive, vous pouvez même faire une petite sieste, vous êtes chez vous ! Des études prouvent que faire des pauses est le meilleur moyen de rester efficace. Veuillez tout de même à ne pas en abuser : prévoyez ces temps de pause mais ne les dépassez pas.
Vous devez communiquer de manière excessive avec votre équipe pendant un certain temps jusqu'à ce que vous ayez tous adopté ce nouveau format de travail. Faites des one-to-one plus réguliers mais moins longs que d'ordinaire. Faites également des points d'équipes plus souvent, vous pouvez même en faire un par jour pour lancer la journée. Tenez-vous au courant de vos avancées et de vos projets et continuer à créer du lien même de loin !
Quand on travaille chez soi, on peut avoir des difficultés à arrêter de travailler. Cela peut rapidement vous épuiser et surcharger votre esprit. Si vous avez un bureau où vous travaillez, quittez cette pièce à la fin de votre journée et n'y retournez plus. Si vous n’avez pas de bureau, fermez votre ordinateur portable et rangez-le. Notez bien vos horaires dans votre agenda pour que personne ne vous dérange en dehors de ceux-ci.
Beaucoup de télétravailleurs négligent leur pause repas et travaillent en mangeant. Faites une vraie pause, et profitez-en pour vous détendre : faire une activité sportive, lire, regarder un épisode d'une série voire même faire une sieste.
>> Découvrez également les conseils pour mener à bien vos réunions à distance dans cet article
Faites profiter la communauté RH de votre expérience du télétravail. Les conseils pratiques, ressources utiles pour se détendre, occuper la famille, travailler plus efficacement, garder le contact… Dites-nous tout !
Motivé(e) ? Écrivez-nous à cette adresse email : goze.kacmaz@people-doc.com Nous vous communiquerons une liste de questions pour vous guider, si vous le souhaitez, nous pouvons aussi publier votre tribune libre telle quelle. Votre prose sera publiée sur notre blog dans les 24h à 48h. :)
PeopleDoc a organisé fin avril, son premier HR Book club. Pour cette première édition virtuelle, nous avons invité Ludovic Girodon, auteur de Dream Team, un ouvrage de 300 pages qui nous apprend à construire et engager l'équipe idéale. A travers plus de 400 témoignages, Ludovic nous partage les conseils et les secrets des managers pour recruter, intégrer, développer et fidéliser l'équipe de vos rêves. Des conseils utiles aussi bien aux managers qu'aux RH.
Au programme : guerre des talents, onboarding, développement des collaborateurs, management (et management à distance, compte tenue du contexte actuel) et une réflexion sur le rôle du digital .
Nous avons regroupé pour vous les points clés du webinar :
Terme de plus en plus tendance, la guerre des talents est une réalité pour les départements RH. On cherche souvent "le mouton à 5 pattes" et on se dispute les meilleurs talents. Choisir les bons profils et faire en sorte qu'ils veuillent travailler pour nous, est la première étape dans la constitution de sa Dream team.
Avant de rédiger votre offre d'emploi, il est fortement recommandé, de définir dans un premier temps, le profil recherché afin d'obtenir des candidatures pertinentes.
Cette étape permet de lister les compétences que l'on souhaite voir chez les candidats et surtout de les classer : d'un côté les indispensables, d'un autre celles qui le sont moins. L'état d'esprit d'un candidat ne doit pas être négligé.
🔎 Vous pouvez utiliser une scorecard en plaçant d'un côté les soft skills et de l'autre les hard skills. Pondérez votre tableau en utilisant un système de cartons rouges, jaunes et verts qui indiqueront quelles compétences sont indispensables, fortement recommandées ou simplement un plus.
Préparez en amont votre processus de recrutement, qui tournera autour de 3 questions :
- Quoi ? les critères à évaluer : Hard et Soft Skills + motivations, adéquation avec les valeurs de l'entreprise et avec les membres de l'équipe.
- Qui : qui va participer au processus de recrutement ? (RH, managers, personne de votre équipe, etc).
- Comment : sous quel format souhaitez-vous que le recrutement se déroule et en combien d'étapes ?
Un candidat qui vit une expérience exceptionnelle la partagera autour de lui qu'il soit retenu ou non. Mais l'inverse est valable aussi !
🔎 Quelques conseils pour offrir une bonne expérience candidat :
- Restez transparent tout au long du processus,
- Personnalisez les entretiens et préparez-les.
- Ne laissez pas le candidat avec des questions sans réponse.
- Après l'entretien, faites des feedback régulier au candidat.
- Répondez à tout le monde même en cas de refus et évitez les messages automatiques autant que possible.
4 % des salariés quittent leur travail après une première journée catastrophique ! Tandis que 70 % des collaborateurs hésitent à rester ou quitter l'entreprise lors des 6 premiers mois. Ces chiffres sont souvent liés à une mauvaise intégration dans l'entreprise.
A l'inverse une entreprise qui propose un onboarding efficace a 33 % de collaborateurs engagés en plus que les autres.
> L'onboarding commence dès l'accord du candidat. Les RH ont besoin d'un certain nombre d'informations et de documents de la part du nouveau collaborateur, il faut lui envoyer et lui faire signer son contrat et tout un tas d'autres documents. C'est ce qui constitue aussi la partie administrative de l'onboarding, elle doit être simplifiée et automatisée au maximum pour une meilleure expérience collaborateur.
> La première semaine est importante dans un onboarding, mais il doit se poursuivre au-delà. Idéalement un onboarding dure 3 mois. La première semaine doit être réservée à compréhension du fonctionnement de l'entreprise et à la découverte du poste. Les semaines suivantes doivent être consacrées à la prise en main du poste puis à l'épanouissement du collaborateur au sein de sa nouvelle équipe.
> Tout le monde doit pouvoir bénéficier d'un onboarding car tout le monde en a besoin, quel que soit le poste ou le service concerné.
> L'onboarding doit être réfléchi, structuré. Il y a une base que tout le monde doit avoir pour commencer dans les meilleures conditions et d'autres éléments qui vont varier selon le poste ou le service.
Retrouvez plus de conseils dans cet article : Dream Team, comment fidéliser et constituer son équipes idéale ?
Près de 90 % des collaborateurs ne sont pas engagés dans leur entreprise ! La notion d'engagement est devenue primordiale aussi bien auprès des Ressources Humaines que des Managers. Elle repose sur 5 piliers principaux : le sens, la reconnaissance, la responsabilisation, le développement et le lien sociale. L'ensemble de ces piliers reposent eux-même sur un socle commun : celui de la confiance.
Aider ses collaborateurs à développer leurs compétences et à évoluer est indispensable : un collaborateur qui a le sentiment de ne plus rien apprendre, a déjà un pied dehors !
Si vous n'avez pas la possibilité de faire évoluer des collaborateurs hiérarchiquement, permettez leur de travailler sur des projets transverses.
🔎 Manager un collaborateur à distance
On pourrait croire que les besoins d'un collaborateur sont différents lorsqu'il travaille à distance, mais ce n'est pas le cas. Les besoins des collaborateurs, comme des managers d'ailleurs, restent les mêmes. Ce qui change, en revanche, c'est que tout est exacerbé ! On parle alors de "management augmenté". La communication, voire la sur-communication, la présence (virtuelle) auprès des collaborateurs et l'instauration d'une confiance commune sont le plus importants.
Lorsqu'ils font le choix d'une entrepris, l’ambiance entre collègues est plus importante que le salaire, pour une majorité des millenials, Aidez vos équipes à créer du lien et aidez les collaborateurs à avoir confiance en vous et en l'entreprise grâce à trois piliers : la transparence, l'empathie et la cohérence.
Pour faire en sorte que vos collaborateurs soient engagés, il y a 5 grands éléments à retenir. Pour faciliter leur mémorisation, Ludovic Girodon les a réunis sous le signe D.R.E.A.M :
-Direction : le sens qu'on donne, qu'on partage autour de son poste, de son entreprise. On peut travailler sur les 4 WHY (raison d'être de l'entreprise, de l'équipe, du poste du collaborateur et a raison d'être de chaque demande).
-Reconnaissance : valoriser son collaborateur.
-Environnement Social : nous avons tous des sentiments et nous avons besoin de les partager avec les autres. La mise en place de rendez-vous moins formels entre les membres de son équipe permet d'instaurer une bonne ambiance de travail, qui est primordiale.
-Autonomie : responsabiliser les collaborateurs en personnalisant son approche et laissant aux collaborateur, l'autonomie dont ils ont besoin.
-Montée en compétences : les collaborateurs doivent continuer à apprendre, continuer à monter en compétences : formations digitales certifiantes, webinar, cours en lignes, conférences, formation auprès d'un collègue, d'une autre équipe, etc.
Pour découvrir tous les conseils de Ludovic Girodon sur le sujet lisez cet article : engager et développer les compétences de ses collaborateurs.
Peopledoc, plateforme SaaS de digitalisation RH aide les entreprises à simplifier et fluidifier les processus administratifs entre RH et salariés. Sa mission : répondre plus vite et plus efficacement aux demandes des collaborateurs et managers, automatiser les processus RH de l’onboarding à l’off-boarding tout en garantissant une pleine conformité réglementaire, en France comme à l’étranger.
